Nie każdy lubi zebrania. Uważa się, że są stratą czasu, że są nudne, zniechęcająco długie i pełne bezproduktywnych wywodów. Niewłaściwie przygotowane i źle poprowadzone zebranie jest faktycznie stratą czasu wszystkich uczestników.
90 proc. kierowników i dyrektorów ma każdego dnia co najmniej jedno służbowe spotkanie. Trzy czwarte szefów spotyka się w wąskim gronie dwóch-pięciu współpracowników, a prawie co trzeci bierze udział w większym zebraniu. Do tego dochodzą telekonferencje.
Według amerykańskiego portalu pracy The Muse, ok. 15 proc. całego czasu pracy w firmach zabierają zebrania. Menedżerom średniego szczebla zajmują one ok. 35 proc. czasu pracy, dyrektorom – ok. 50 proc. Na stanowisku prezesa już 60 proc. czasu poświęca się na spotkania.
Ekspert zarządzania, prof. Steven Rogelberg, który od lat zajmuje się tą tematyką, w poradniku „The Surprising Science of Meetings” (Zaskakująca wiedza o spotkaniach) ocenia, że pracownicy korporacji w USA uczestniczą średnio w ośmiu, menedżerowie zaś w 12 zebraniach tygodniowo. Każde trwa około godziny. Większość tego czasu jest nieefektywna – czekamy na siebie nawzajem, nie trzymamy się agendy, dygresje powodują, że czas spotkań się wydłuża.
Co najbardziej obniża efektywność spotkań? Niezależnie od kraju opinie są niemal zgodne: brak zaangażowania i koncentracji uczestników. Jak ocenia prof. Rogelberg, wynika to często ze zbyt dużej liczby zapraszanych na spotkanie osób, z których część nie jest tam potrzebna.
Według The Muse, ponad dziewięciu na dziesięciu pracowników zajmuje się na zebraniach czymś innym. Najczęściej sprawdzają wtedy maile, wiadomości w telefonie, a prawie połowa wykonuje inne służbowe zadania.
Na szczęście istnieją koncepcje efektywnego zarządzania zebraniami. Idea jest prosta – umawiamy się na spotkanie na określoną godzinę, w pomieszczeniu, w którym nie ma krzeseł i spotkanie realizujemy na stojąco.
Dzięki temu, że stoimy zebranie trwa znacznie krócej niż gdybyśmy się rozsiedli – nogi zaczynają boleć, nie wchodzimy w dygresje i pragniemy ustalić to co trzeba i wrócić do swoich zadań. Spotkania na stojąco mocno dyscyplinują. O ile bowiem na pierwsze spotkanie ktoś się jeszcze spóźni, to w sytuacji, w której przyjdzie na spóźnialskiego poczekać na stojąco 15 minut, przy drugim zebraniu wszyscy zaczynają się pilnować. Kolejny plus takich spotkań to przerwa od siedzenia. Szczególnie w pracy biurowej siedzimy zdecydowanie za dużo – takie spotkania są zatem dobre dla zdrowia.
Zebrania na stojąco są charakterystyczne dla nowoczesnych firm wywodzących się z kultury wysokich technologii i mają swoje źródła w kulturze japońskiej. W 1999 roku prof. Allen Bluedorn z University of Missouri przebadał 56 zespołów prowadzących spotkania na stojąco i 55 zespołów obradujących tradycyjnie. Okazało się, że obradujący na stojąco potrzebowali średnio o 34 proc. czasu mniej, żeby osiągnąć te same rezultaty co uczestnicy spotkań na siedząco.
Zdaniem prof. Rogelberga warto wprowadzić spotkania na stojąco i część z nich prowadzić w ciszy. Zamiast dyskusji z wymianą pomysłów, tzw. burzy mózgów, lepiej dać uczestnikom czas na spisanie propozycji na kartce. Badania dowodzą, że w ten sposób powstaje więcej kreatywnych pomysłów.
1. Określ konkretny cel spotkania i jego agendę. Powinien być zrozumiały i konkretny.
2. Zapraszaj tylko niezbędną (jak najmniejszą) liczbę uczestników – powinny to być wyłącznie osoby zainteresowane omawianymi zagadnieniami. W IT popularna jest zasada dwóch pizz, którą praktykuje ponoć Jeff Bezos, szef Amazona. Według niej, maksymalna liczba uczestników spotkania to taka, którą można nakarmić dwiema pizzami.
3. Zadbaj, by uczestnicy dostali wszystkie potrzebne materiały
4. Zaplanuj czas. Zastanów się, które sprawy są ważne i nie można ich pominąć, a które są najtrudniejsze i może się na ich temat wywiązać dyskusja. Im krócej, tym lepiej.
5. Przygotuj prezentację i wykorzystaj środki wizualne
6. Ograniczaj wodolejstwo. Nie pozwalaj na długie monologi, dygresje i uciekanie od tematu.
7. Zadbaj, by spotkanie kończyło się konkretnymi ustaleniami – warto przesłać je potem uczestnikom.
8. Rozważ zorganizowanie spotkania na stojąco – a jeśli uczestniczą dwie, trzy osoby, możecie też spacerować co zwiększa efektywność dyskusji.
9. Rozważ część zebrania w ciszy – brainstorming warto zastąpić brainwriting: spisywaniem pomysłów na kartkach.
Policzono, że przeciętny użytkownik Teams spędza na spotkaniach i zebraniach 2,5 razy więcej czasu niż przed pandemią. Dlatego tak ważny jest odpoczynek pomiędzy zebraniami, konieczne jest robienie krótkich przerw. W trybie stacjonarnym ta kwestia jest regulowana naturalnie, gdy uczestnicy przenoszą się z sali do sali albo wychodzą na korytarz celem rozprostowania nóg. Zdalnie natomiast ustawia się spotkanie za spotkaniem i tylko przełączamy ekrany z jednej sesji na drugą. W odpowiedzi na zapotrzebowanie, pojawiły się więc aplikacje, które organizują spotkania w firmach i same skracają czas zebrań o 5-10 minut. Jeśli ustawimy zebranie na pół godziny, aplikacja zakończy je pięć minut wcześniej. Warto wtedy odejść od ekranu, otworzyć okno, napić się wody, zrobić kilka prostych ćwiczeń fizycznych.
Ta dbałość o samopoczucie stała się jednym z kluczowych założeń projektantów narzędzi i rozwiązań do pracy zdalnej.