Klauzula informacyjna dotycząca nagrywania rozmów telefonicznych

I. Administrator danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest SmartLunch S.A. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Kutnowska 1-3, 53-135 Wrocław, KRS: 0001097290 („Administrator”). Wszelkie zapytania, wnioski, skargi dotyczące przetwarzania danych osobowych przez Administratora Danych Osobowych (zwane dalej: „Zgłoszeniami”), należy kierować na następujący adres e-mail: iod@smartlunch.pl lub w formie pisemnej na adres ul. Kutnowska 1-3, 53-135 Wrocław.

II. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Rozmowy telefoniczne prowadzone z wykorzystaniem systemów teleinformatycznych Administratora mogą być nagrywane.

Nagrania rozmów są przetwarzane w następujących celach:

a) zapewnienia jakości obsługi klientów oraz monitorowania standardów świadczonych usług,

b) dokumentowania ustaleń dokonanych z klientami lub kontrahentami, c) rozpatrywania reklamacji oraz wyjaśniania zgłoszeń,

d) ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,

e) zapewniania bezpieczeństwa oraz wykrywania nadużyć.

Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowi:

a) art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeżeli przetwarzanie danych osobowych utrwalonych w nagraniu jest niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;

b) 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu jakości obsługi klientów, bezpieczeństwa komunikacji oraz możliwości ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;

c) 6 ust. 1 lit. c RODO – w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.

III. Zakres przetwarzanych danych

Nagranie rozmowy może obejmować i zawierać w szczególności: a) imię i nazwisko,

b) głos rozmówcy,

c) adres e-mail,

d) numer telefonu,

e) datę i godzinę połączenia,

f) informacje przekazane podczas rozmowy,

g) inne dane osobowe podane dobrowolnie w trakcie rozmowy.

Administrator przetwarza wyłącznie dane niezbędne do realizacji wskazanych celów.

IV. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą zostać udostępnione:

a) podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi informatyczne, telekomunikacyjne, hostingowe lub serwisowe;

b) dostawcom systemów wykorzystywanych do nagrywania i przechowywania rozmów;

c) podmiotom świadczącym obsługę prawną lub audytową;

d) organom publicznym oraz innym podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa.

W przypadku korzystania z podmiotów przetwarzających dane osobowe Administrator zawiera z nimi odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

V. Okres przechowywania danych

Nagrania rozmów przechowywane są przez okres wynikający z obowiązujących u Administratora zasad retencji.

Jeżeli nagranie stanowi dowód w postępowaniu reklamacyjnym, sądowym, administracyjnym lub jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia albo obrony przed roszczeniami, okres przechowywania może zostać odpowiednio wydłużony do czasu zakończenia danego postępowania lub przedawnienia roszczeń.

VI. Prawa osoby, której dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

a) dostępu do danych osobowych;

b) sprostowania danych;

c) usunięcia danych – w przypadkach przewidzianych przepisami prawa; d) ograniczenia przetwarzania;

e) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO; f) wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

VII. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w zakresie niezbędnym do realizacji kontaktu telefonicznego może być konieczne do obsługi zgłoszenia lub realizacji sprawy.

VIII. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane osobowe nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na osobę, której dane dotyczą.