TERMS OF USE OF THE SMARTLUNCH SERVICE BY EMPLOYEES / TERMENI DE UTILIZARE AI SERVICIULUI SMARTLUNCH DE CĂTRE ANGAJAȚI

REGULATIONS FOR USE OF THE SMARTLUNCH APPLICATION BY EMPLOYEES

§ 1. GENERAL PROVISIONS

1. The originator and owner of the SmartLunch Program is SmartLunch S.A., which has granted SmartPranz s.r.o. a license to operate in the Romania. The latter provides the services specified in these Regulations through the SmartLunch Application.

2. The following are the contact details of SmartLunch S.A. as a Service Provider for Employees under the legal relations specified in these Regulations:
SMARTPRANZ S.R.L.
CIF: RO52213630
Reg. com.: J2025055196009
Adresa: Str Belizarie, Nr.16-20, Bl.10/1, Sc.B, Et.4, Ap.34, Sector 1
Judet: Bucuresti
Tara: Romania
contact e-mail of the Service Provider for Platform users: suport@smartlunch.com

The Service Provider’s contact details also constitute a single point of contact for recipients within the meaning of Article 12(1) of Regulation (EU) 2022/2065 of the European Parliament and of the Council on the single market for digital services and amending Directive 2003/31/EC (hereinafter referred to as “DSA”). For the purposes of applying the DSA, the Service Provider shall establish a point of contact for the authorities of the Member States, the Commission and the European Board for Digital Services referred to in Article 61 of the DSA at the following e-mail address: suport@smartlunch.com.

3. The Service Provider shall make the Application available to Employees on the basis of a service agreement concluded with the Entrepreneur. The provision of services by the Service Provider to Employees under these Regulations commences when the Employee starts using the Application.

4. These Regulations define the general terms and conditions and rules for Employees to use the SmartLunch Program Application and the services offered through it. The Service Provider informs that the use of the functionalities specified in these Regulations available to the Employee in the Application constitutes an electronic service within the meaning of the Law No. 365/2002 on electronic commerce.

5. Definitions applicable in the Regulations:

• Annulment – withdrawal by the Employee from the placed order after the period indicated in the Application in which Cancellation is permitted; in the case of Annulment of the order, withdrawal takes place when the Restaurateur consents to the cost-free withdrawal from processing the order;
• Application – software available on the Website, within the mobile application and on Mobile Devices (if they have been made available to the Entrepreneur under a separate agreement). The Application is an electronic access channel through which authorized Employees can use the functionalities of the SmartLunch Program, including in particular placing meal orders;
• Subsidy / Additional Subsidy – an amount that can be used to pay for an order placed by an Employee, funded by the Entrepreneur as part of the settlement with the Service Provider; the amount and terms of the Subsidy or Additional Subsidy – if granted to the Employee by the Entrepreneur – are visible in the Employee Account and may have, among others, a daily, monthly or percentage value – depending on the agreement concluded by the Service Provider with the Entrepreneur;
• E-receipt – a fiscal document in electronic form, the content of which is regulated by the Emergency Ordinance No. 120/2021 on the administration, operation and implementation of the national electronic invoice system RO e-Invoice and electronic invoice in Romania;
• Employee Account – a set of resources in the Service Provider’s IT system, identified with an individual name (login) and password provided by the Employee, for storing data relating to the Employee and the services provided to the Employee;
• Electronic payment – payment for an order in the Application made through and under the terms specified by a given payment operator indicated in the Application;
• Employee – a natural person with legal capacity, sole trader, a legal person or an organizational unit without legal personality who uses the SmartLunch Application made available to them by the Entrepreneur;
• SmartLunch Program – a system under which the Service Provider enables Restaurateurs to make their menus (dish offers) available via the Website in order to receive orders from Employees and deliver meals to the Entrepreneur’s premises or to another collection point (made available in the Application) where the Employee is located (Multicatering Service);
• Entrepreneur – a sole trader, a legal person or an organizational unit without legal personality that uses the SmartLunch Program and provides its Employees with the possibility of using the Application by concluding an agreement with the Service Provider; The Entrepreneur may be both a domestic and a foreign entity that has a branch in Poland and has signed an appropriate agreement with the Service Provider;
• Deduction – a method of making payments for orders, which is available to the Employee only when the Entrepreneur has been authorized by the Employee to make payments for the placed order from the Employee's wages up to a specific amount and when the Entrepreneur has concluded an agreement with the Service Provider providing for the possibility of settling orders using Deduction;
• Discount – the value financed by the Service Provider as part of the settlement of the order placed by the Employee, expressed in discount points that can be exchanged for a RON value; the amount and conditions of the Discount, together with the period of validity of the Discount – if granted to the Employee by the Service Provider – are visible in the Employee Account;
• Regulations – these Regulations referred to in Article 9 of the Law No. 365/2002 on electronic commerce;
• Restaurateur – a sole trader, a legal person or an organizational unit without legal personality, who, under the SmartLunch Program, delivers meals to the Entrepreneur’s registered office or to another place where Employees are present, and also makes the menu (dish offers) available via the Application which the Employees can use to place orders (as part of the Multicatering Service);
• Cancellation – withdrawal by the Employee from the placed order within the period indicated in the Application, which does not require the Restaurateur’s consent; in the case of Cancellation of the order, the withdrawal takes place upon activation of the Cancellation;
• Website – the website available at www.smartlunch.com, within which the Service Provider provides services to its users;
• MoneyBox – the Employee's virtual wallet, whose balance is visible in the Application, used solely for making payments within the SmartLunch Program, which the Employee can credit with funds, which can then be used to pay for the placed orders; The MoneyBox may show a negative balance of funds only under the terms specified in these Regulations;
• Agreement – an agreement for the provision of services available to the Employee in the SmartLunch Program via the Application; by placing an order, the Employee concludes an agreement for the delivery of the order and for the settlement of payment for the order from the Employee’s funds or from funds made available to the Employee for use by the Employer or the Service Provider;
• Mobile device – a touchscreen terminal enabling the use of the Application, or another device made available by SmartLunch to the Entrepreneur for use under a separate agreement.

6. The SmartLunch Application can be used only by Employees who have submitted a declaration confirming that they have read the content of these Regulations. Acceptance of the provisions of the Regulations is made before placing the first order, as part of setting up an Employee Account.

7. The provisions of these Regulations are not intended to exclude or limit any rights of Employees to which they are entitled under the mandatory provisions of Romanian law, including in particular the provisions of labor law. In the event of any discrepancy between the provisions of these Regulations and the above legal provisions, the legal provisions shall prevail.

8. Access to these Regulations is provided free of charge via a link placed on the homepage of the Website in a form that enables the Employee to download, save, reproduce and print them.

§ 2. RULES FOR USE OF THE APPLICATION

1. The Employee shall use the Application in compliance with the applicable law, the rules of community life and good manners, taking into account respect for the personal rights of the Service Provider and third parties.

2. The Employee shall comply with applicable Romanian and international law and shall provide accurate identification data (login and password) during the Employee Account registration process and shall keep his/her login details confidential.

3. The Employee may use the SmartLunch Program under the terms set out in these Regulations.

4. When using the Application, the Employee shall not upload any illegal content, including content that violates legal or moral standards, depicts or promotes violence, hatred, discrimination (racial, cultural, ethnic, religious, etc.), or violates the personal rights or dignity of other people.

5. The Employee shall refrain from any attempts to introduce harmful data into the Application's IT system (malware, including viruses, spyware, "worms", etc.).

6. In particular, the Employee:

• shall use the Application in accordance with its intended purpose,
• shall use the Application in a way that does not disrupt its operation,
• shall use the Application in a way that is not burdensome for other users and the Service Provider, while respecting the personal rights of third parties (including the right to privacy) and any other rights they may have,
• shall use all information and materials made available via the Application only within the scope of permitted use,
• shall refrain from taking actions such as: sending unsolicited commercial information (so-called spam) via the Application, using the Accounts of other Employees or sharing the Employee’s Account with other Employees.

7. The Employee shall be responsible for any actions performed in connection with the use of the Application using the valid login and password assigned to him/her.

8. The Employee shall immediately notify the Service Provider of any violation of his/her rights in connection with the use of the SmartLunch Application.

§ 3. TECHNICAL CONDITIONS FOR USING THE APPLICATION

1. The Service Provider will commence the provision of services within the Application only after correct identification of the Employee, performed, among others, by clicking on the activation link sent by the Service Provider to the e-mail address or telephone number of the authorized Employee provided by the Entrepreneur, or by the Employee logging into the Application for the first time.

2. Activation of the Account requires the Employee to read and accept the content of these Regulations.

3. Activation of the Employee Account and logging in can also be done by placing the identification medium on a dedicated touch terminal including the Application. In such case, confirmation of acceptance of these Regulations must take place before placing the first order in the Application.

4. All functionalities of the Application will be available for use by the Employee after the Employee has created the Employee Account and after the Employee has logged into the SmartLunch Program via the Application using the established Account login and password.

5. After having correctly provided the login and password, the Employee will be logged in and redirected directly to the Application. By logging into the Application, the Employee declares that the personal data provided by him/her is complete and factually accurate and does not violate any third party rights. The Employee shall immediately notify the Entrepreneur in the event of any changes in this respect.

6. The Service Provider may block or delete an existing Employee Account if the Service Provider receives reasonable, credible information that the account is used in violation of the law, these Regulations, good practices or in a manner that infringes personal rights or legitimate interests of third parties. The Service Provider will immediately inform the Employee and the Entrepreneur about the above fact using the available channel of contact with the Employee.

7. The Employee shall be liable to the Service Provider for any damage caused as a result of providing third parties with access to the Account login and password or as a result of other actions infringing these Regulations.

8. To use the Application and place orders, the Employee must have:

• a terminal device with access to the Internet and a web browser (Google Chrome recommended) with a tool enabling filling out electronic forms,
• an active Employee Account in the SmartLunch Program,
• an active e-mail account,
• cookies enabled.

9. To use the Website, the Employee must have a computer or mobile device with Internet access and a web browser, as well as a keyboard or other device enabling filling out electronic forms.

§ 4. SCOPE OF SERVICES PROVIDED UNDER THE SMARTLUNCH PROGRAM

1. The services provided to Employees via the Application include in particular:

• managing Employee Account settings,
• access to the list of Restaurateurs filling orders on behalf of Employees of a given Entrepreneur, their short description and opening hours,
• access to the menu, i.e. the dishes offered by the Restaurateur, their description and division into categories,
• access to promotions available at the Restaurateurs' establishments,
• possibility of placing orders,
• possibility of withdrawing from the order or cancelling the placed order within the period indicated in the Application,
• possibility of viewing order history, order status and the balance on the Employee Account,
• possibility of making payments for orders placed via the Application.

2. The order referred to in paragraph 1(e) of this section is placed when the order status changes in the Application, provided that there is no Cancellation of this order within the Cancellation period. After placing the order, the order is forwarded to the Restaurateur. Annulment of an order after it has been placed is only possible if the Restaurateur provides a period specified in the Application enabling the Employee to annul a placed order.

3. In order to place an order referred to in paragraph 1(e) of this section, the Employee should:

• launch the Application via a web browser, mobile application or Mobile Device (if made available by a given Entrepreneur),
• select a meal from the menu provided by the Restaurateur available at a given location, as well as the address and time of delivery,
• if the Employee wishes to pay by debit or credit card – provide the contact details required for payment,
• confirm the order by clicking the "Place Order" or "Order" button.

4. Placing orders with a given Restaurateur is only possible during the hours indicated in the Application, i.e. during the business hours of a given Restaurateur.

5. If the Employee has placed an order, he or she should collect the order at the delivery address provided when placing the order. The Service Provider shall not be responsible for the quality and suitability of the meal for consumption after expiration of the time indicated on its label.

6. The provision of Services in the Application by the Service Provider to the Employee is not limited in time, but the agreement for the provision of services to the Employee via the Application may be terminated by the Entrepreneur or the Employee.

7. If the Entrepreneur terminates the agreement with the Service Provider regarding access of the Entrepreneur's Employees to the Application, the Service Provider shall remove the Employee Account from the SmartLunch Program.

8. The Employee may stop using the SmartLunch Application at any time.

9. An Employee Account may be deactivated when:

• the Employee has submitted a request to deactivate the Employee Account to the following e-mail address: suport@smartlunch.com,
• the contract binding the Employee with the Entrepreneur, on the basis of which the Employee was registered for the Program has been terminated,
• the Employee has violated these Regulations.

10. Employee accounts are deleted upon termination of the contract with the Entrepreneur.

§ 5. ADDITIONAL RIGHTS AND OBLIGATIONS OF THE SERVICE PROVIDER AND EMPLOYEE

1. The Employee may change the access password to the Employee Account at any time. The password can be changed via the Application by clicking the password reset link sent to the Employee's e-mail address or telephone number.

2. The Service Provider declares that in order to improve the quality and functionality of the Application, the Application may be subjected to tests that may cause problems with its proper functioning. At the same time, the Service Provider declares that it will make every effort to ensure that any such inconveniences are as short as possible.

§ 6. PAYMENTS

1. When placing an order in accordance with these Regulations, the Employee undertakes to pay the price specified in the order. The price specified in the order is the final price to be paid for the order – it includes tax and delivery costs, as well as other fees related to the completion of the order.

2. The Employee is obliged to pay only the portion of the price of the ordered meal that exceeds the value of the Subsidy agreed between the Service Provider and the Entrepreneur. The value of the Subsidy for a given meal or the value of the Subsidy to be used in a daily or monthly settlement period is visible to the Employee in the Application. The subsidy automatically and first reduces the price of the ordered meal payable by the Employee.

3. The Entrepreneur may grant Additional Subsidy to the Employee, which may be used within a time period specified by the Entrepreneur. The value of the Additional Subsidy for a given meal or the value of the Additional Subsidy to be used in a daily or monthly settlement period is visible to the Employee in the Application.

4. The Service Provider may grant a Discount to the Employee, which may be used within a time period specified by the Service Provider. The value of the Discount granted by the Service Provider is visible to the Employee in the Application.

5. If the price of the meal exceeds the value of the Subsidy and the Employee is granted Additional Subsidy, then the Additional Subsidy automatically reduces the price of the ordered meal payable by the Employee.

6. If the price of the meal exceeds the value of the Subsidy and the Employee has been granted a Discount, the Discount automatically reduces the price of the ordered meal payable by the Employee.

7. If the Employee has been granted both an Additional Subsidy and a Discount, the price of the ordered meal shall be automatically reduced by the value of the Additional Subsidy or the Discount – depending on which of the two order price reduction options has an earlier expiry date.

8. The price for the order after automatic application of the options referred to in paragraphs 1–7 above, depending on the content of the agreement signed between the Service Provider and the Entrepreneur, may be paid – at the Employee's choice – by:

• electronic payment, or
• Deduction, or
• debiting the MoneyBox with the amount due.

9. If the payment method referred to in paragraph 8(a) of this section is selected, the order is deemed to be placed upon positive authorization of the payment made by the Employee by the payment system operator, which is confirmed by an appropriate message displayed in the Application. In terms of intermediating payments to the Restaurateur, the Service Provider shall conclude an Agreement directly with the Employee. Payments referred to in paragraph 9(a) of this section are handled via the PayU platform available at www.payu.pl – by PayU S.A. with its registered office at ul. Grunwaldzka 186, 60-166 Poznań, KRS: 0000274399, Tax Identification Number: 7792308495, REGON: 300523444, entered as a National Payment Institution in the Register of Payment Services maintained by the Polish Financial Supervision Authority at the Polish Financial Supervision Authority under number IP1/2012. All payments shall be transferred to the Service Provider's account.

10. If payment method referred to in paragraph 8(b) of this section is selected, the order may be placed only if the Employee has previously authorized the Entrepreneur to deduct part or all of the meal price from the Employee's wages and if the Entrepreneur has entered into the Application the option and limit (if applicable) for placing orders using the deduction authorization received from the Employee. By placing an order for which payment will be made as per paragraph 9(b), the Employee confirms that he or she has given the Entrepreneur authorization to deduct part or all of the price of the meal from the Employee's wages.

11. If payment referred to in paragraph 8(c) of this section is selected, the Employee’s Moneybox will automatically be debited with the amount due. All top-ups to the MoneyBox balance are visible in the Employee Account in the Application.

12. Based on the agreement between the Entrepreneur and the Service Provider, the Employee may be granted the right to generate a negative balance of funds in the MoneyBox. In the event of a negative balance of funds in the MoneyBox, the Employee – after receiving a notice displayed in the Application on the last business day of the month in which the negative balance in the MoneyBox occurred – shall immediately, i.e. on the last day of the month, top up the account to at least a balance of RON 0.00. Failure to pay on time may result in the Employee being blocked from placing orders until the past due payment has been settled.

13. The funds constituting the Subsidy and Additional Subsidy are the property of the Entrepreneur and are not exchangeable for cash for the Employee. Moreover, the Employee is not entitled to claim any cash payment even if the value of the order placed is less than the value of the Subsidy and Additional Subsidy.

14. The funds constituting the Discount are the property of the Service Provider and are not exchangeable for cash for the Employee. Moreover, the Employee is not entitled to claim cash payment even if the value of the order placed is lower than the value of the Discount.

15. In the event of cancellation of an order in accordance with the Regulations, the value of which has been reduced by the value of a Subsidy, Additional Subsidy or Discount, the applied payment reduction option will be recalculated and will reduce the value of the next order placed in the period to which the given payment reduction option applies. If, as a result of the recalculation referred to in the preceding sentence, the Employee becomes entitled to a refund of funds paid by the Employee (referred to in paragraph 9 above), the Service Provider shall refund the payment using the same payment method as the one originally used by the Employee.

16. The prices in the Application are quoted in RON and include value added tax (VAT), charged in accordance with applicable regulations.

17. The Application will display confirmations of all orders placed by the Employee using the Application. In the case of orders paid for with Employee funds, the Employee will receive confirmation of payment in the form of an e-receipt. The Employee consents to receiving e-receipts via the Application – through a link to the e-receipt available in the Employee Account. The Employee may withdraw the consent given. By accepting these Regulations the Employee consents to the issuance of e-receipts.

18. The Employee shall receive access to the e-receipt via a hyperlink provided in the Employee Account. Providing to the Employee access to a legible form of the e-receipt is equivalent to issuing the e-receipt. The hyperlink to the e-receipt will be active for 6 years from the moment of its creation.

19. The Service Provider may additionally send a one-time notification to the Employee at the telephone number provided in the order to inform him/her about the issuance and delivery of the e-receipt.

20. The Employee's funds accumulated in the MoneyBox during the period when the Employee Account is active in the Application may not be withdrawn or refunded (by transfer or in cash), nor can they be transferred to the Accounts of other Employees. In the event of deletion or deactivation of the Employee Account, the funds accumulated in the MoneyBox shall be returned to the entity that topped up the MoneyBox. The refund will be made within 14 business days from the date of deletion or deactivation of the Employee Account.

21. In the event of Annulment of the order, as well as in the event of granting the Employee's claim for a refund of the payment made by the Employee in the manner specified in paragraph 9 above, the Service Provider shall make the refund within 14 business days using the same payment method as the one used for making the original payment. In the case of electronic payment, the refund will be made for the benefit and to the account of the entity that paid for the order.

§ 7. PERSONAL DATA PROTECTION

1. The Service Provider shall process personal data in connection with their provision by the Entrepreneur, as well as on the basis of personal data processing agreement concluded with the Entrepreneur.

2. From the moment of commencement of the provision of services in the Application, the Service Provider becomes the controller of the Employees' personal data. The information clause will be made available to the Employee upon activation of the Employee's Account and will be available in the Employee's Account as long as the Employee is a member of the SmartLunch Program.

3. Information on the processing of personal data by the Service Provider can also be found in the Privacy Policy available at the following link: https://smartlunch.com/ro/privacy-policy

§ 8. COMPLAINTS

1. An Employee may file a complaint regarding the services provided in the Application, including the Multicatering Service in the SmartLunch Program, if the service was not provided in accordance with the order or was provided contrary to the provisions of these Regulations.

2. In the event of a complaint regarding a meal order, it is recommended to submit the complaint immediately, no later than 24 hours from the time of delivery of the meal, in order to enable the Service Provider to verify the validity of the complaint due to the fact that the meal is a perishable product. The burden of proving the existence of the defect rests with the Employee submitting the complaint.

3. The complaint should include at least:

• the Employee's full name,
• the Employee's e-mail address for complaint handling, unless the Employee submits a complaint via the chat in the Application or via the hotline,
• a detailed description of the objections raised,
• a photo of the meal complained about or other evidence enabling identification of the order and verification of the complaint.

4. If considering the complaint requires the provision of additional data or information, the Service Provider will ask the complainant to supplement it to the extent indicated.

5. The Service Provider shall consider the submitted complaint and shall communicate its decision to the Employee within 14 days of the receipt of the complaint.

6. Lack of response from the Service Provider after the deadline specified in paragraph 5 of this section will be regarded as acknowledgement of the complaint.

7. Complaints can be submitted by email to suport@smartlunch.com or in the Application.

8. The response to the complaint will be sent to the e-mail address provided by the Employee or directly in the Application – with both methods enabling the download of a file with the response to the complaint. If the complaint is acknowledged, the order is not returnable and therefore the Employee will not be charged for returning the order.

9. In accordance with Article 16 (d) and (e) of the Emergency Ordinance No. 34/2014 on consumer rights in contracts concluded with professionals, as well as for the amendment and completion of certain normative acts, the Employee may not withdraw from the order if:

• the order includes goods that are perishable or have a short shelf life,
• the subject of the order is goods delivered in a sealed package which cannot be returned after opening the package due to health protection or hygiene reasons if the package was opened after delivery,
• except for cases where these Regulations expressly permit withdrawal from the Agreement as part of Annulment or Cancellation of the order.

10. The Service Provider informs that the European Commission operates an online dispute resolution platform. This platform is available at: http://ec.europa.eu/odr. The Service Provider reserves that the use of alternative dispute resolution mechanisms involving the Service Provider requires the consent of the Service Provider.

§ 9. LIABILITY

1. The Service Provider shall not be liable for any damage resulting from improper or inappropriate use of the SmartLunch Program by the Employee.

2. The Employee shall be liable for any actions performed in connection with the use of the Application using the authorization data assigned to him/her to access to the Account.

3. The Service Provider shall be liable for non-performance or improper performance of obligations by the Restaurateur as part of the Restaurateur’s business cooperation with the Service Provider in the provision of the Multicatering Service and for any assurances and declarations made by the Restaurateur regarding the services provided, including any promotions organised for selected dishes from the provided menu.

4. The Service Provider shall not be liable for the consequences of circumstances or actions of third parties that the Service Provider had no influence on or could not prevent (e.g. cable, hardware or software failures in the networks of telecommunications or mobile operators, etc.).

5. The Service Provider shall not be liable for any limitations or technical problems in the IT systems used by Employees that prevent or limit their use of the Application and the services offered through it.

6. The Service Provider shall not be liable for any damage caused by force majeure.

7. In matters not regulated in this paragraph, the Service Provider's liability shall be governed by generally applicable provisions of law, in particular the provisions of the Civil Code Act of 23 April 1964 (Journal of Laws No. 16, item 93, as amended).

§ 10. COPYRIGHT

1. The owner of the Website and the Application is SmartLunch S.A., ul. Kutnowska 1-3, 53-135 Wrocław KRS: 0001097290, NIP: 8943057495, REGON: 360189352, hereinafter referred to as SmartLunch Polska. The Service Provider declares that, under agreements concluded with SmartLunch Polska, it holds the rights to distribute and use the Service and the Application within the territory of the Romania.

2. All content and graphic signs made available within the Application are subject to legal protection under author’s economic rights that belong directly to the Service Provider or SmartLunch Polska, as well as – as regards the published content – possibly to the Restaurateur or to other entities publishing within the Application with the Service Provider’s consent.

3. It is prohibited to copy and distribute the content of the Application and the Website without the written consent of the Service Provider. The above applies primarily to all written content, photos, graphics, logos and other graphic materials.

4. The use of the above-mentioned materials without the written consent of the Service Provider, SmartLunch Polska, Restaurateur or other entities publishing within the Application with the consent of the Service Provider is illegal and may constitute a basis for initiating appropriate proceedings against those committing such practices.

§ 11. FINAL PROVISIONS

1. The Service Provider shall supervise the proper functioning of the Application and shall make the necessary updates.

2. The Service Provider reserves the right to introduce restrictions on the use of the Application due to maintenance work, work on improving its functionality and technical service. At the same time, the Service Provider shall make every effort to ensure that the above-mentioned interruptions take place at night and are as short as possible.

3. The Service Provider reserves the right to amend the Regulations. Amendments to the Regulations shall come into force after 1 (one) month from the date of their publication on the website www.smartlunch.pl and placement within the SmartLunch Application.

4. Any matters not regulated in the Regulations shall be governed by generally applicable law.

5. If individual provisions of these Regulations are deemed invalid or ineffective in law, that will not affect the validity or effectiveness of the remaining provisions.

6. The Parties shall attempt to resolve any disputes amicably or in the presence of an independent and impartial mediator. However, if a dispute is not resolved amicably, the jurisdiction of the Court will be determined in accordance with the Romanian law.

7. These Regulations shall be governed by and interpreted in accordance with Romanian law.

8. This version of the Regulations shall come into effect as of 1.09.2025.

REGULAMENT DE UTILIZARE A APLICAȚIEI SMARTLUNCH DE CĂTRE ANGAJAȚI

§ 1. DISPOZIȚII GENERALE

1. Inițiatorul și proprietarul Programului SmartLunch este societatea SmartLunch S.A., care a acordat societății SmartPranz s.r.o. o licență pentru a opera în România. Aceasta din urmă furnizează serviciile specificate în prezentul Regulament prin intermediul Aplicației SmartLunch.

2. Datele de contact ale SmartLunch S.A., în calitate de Furnizor de Servicii pentru Angajați, în cadrul raporturilor juridice prevăzute în prezentul Regulament, sunt următoarele:
SMARTPRANZ S.R.L.
CIF: RO52213630
Nr. Reg. Com.: J2025055196009
Adresa: Str. Belizarie, nr. 16-20, bl. 10/1, sc. B, et. 4, ap. 34, Sector 1
Județ: București
Țară: România
E-mail de contact al Furnizorului de servicii pentru utilizatorii Platformei: suport@smartlunch.com

Datele de contact ale Furnizorului de Servicii constituie, de asemenea, un punct unic de contact pentru destinatarii serviciilor, în sensul art. 12 alin. (1) din Regulamentul (UE) 2022/2065 al Parlamentului European și al Consiliului privind piața unică pentru serviciile digitale și de modificare a Directivei 2003/31/CE (denumit în continuare „DSA”). În scopul aplicării DSA, Furnizorul de Servicii stabilește un punct de contact pentru autoritățile statelor membre, Comisie și Comitetul European pentru Servicii Digitale, menționat la art. 61 din DSA, la următoarea adresă de e-mail: suport@smartlunch.com.

3. Furnizorul de Servicii pune la dispoziția Angajaților Aplicația, pe baza unui acord de prestări servicii încheiat cu Antreprenorul. Prestarea serviciilor de către Furnizorul de Servicii către Angajați, în baza prezentului Regulament, are loc din momentul în care Angajatul începe să utilizeze Aplicația.

4. Prezentul Regulament stabilește termenii și condițiile generale privind utilizarea Aplicației Programului SmartLunch de către Angajați și regulile aferente serviciilor oferite prin intermediul acesteia. Furnizorul de Servicii informează că utilizarea funcționalităților menționate în prezentul Regulament, disponibile Angajatului prin intermediul Aplicației, constituie un serviciu electronic, în sensul Legii nr. 365/2002 privind comerțul electronic.

5. Definiții aplicabile în prezentul Regulament:

• Anulare – retragerea Angajatului dintr-o comandă plasată după perioada indicată în Aplicație în care anularea este permisă; în cazul Anulării comenzii, retragerea are loc numai dacă Restauratorul își exprimă consimțământul pentru retragerea fără costuri din procesarea comenzii;
• Aplicație – software-ul disponibil pe Site-ul web, în aplicația mobilă și pe Dispozitive Mobile (dacă acestea au fost puse la dispoziția Antreprenorului în baza unui acord separat). Aplicația este un canal de acces electronic prin care Angajații autorizați pot utiliza funcționalitățile Programului SmartLunch, inclusiv, în special, plasarea comenzilor de mese;
• Subvenție/Subvenție suplimentară – suma care poate fi utilizată pentru plata unei comenzi plasate de Angajat, finanțată de Antreprenor, în cadrul decontărilor cu Furnizorul de Servicii; valoarea și condițiile subvenției sau subvenției suplimentare (dacă au fost acordate Angajatului de către Antreprenor) sunt vizibile în Contul de Angajat și pot avea, printre altele, o valoare zilnică, lunară sau procentuală – în funcție de acordul încheiat între Furnizorul de Servicii și Antreprenor;
• Chitanță electronică – document fiscal în formă electronică, al cărui conținut este reglementat prin Ordonanța de urgență nr. 120/2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național de factură electronică RO e-Factura în România;
• Contul de Angajat – un set de resurse din sistemul informatic al Furnizorului de Servicii, identificat printr-un nume (login) și o parolă individuală furnizată de Angajat, destinat stocării datelor referitoare la Angajat și la serviciile furnizate acestuia;
• Plată electronică – plata pentru o comandă efectuată în Aplicație, prin intermediul și în conformitate cu termenii specificați de operatorul de plăți indicat în Aplicație;
• Angajat – o persoană fizică cu capacitate juridică, un comerciant individual, o persoană juridică sau o unitate organizațională fără personalitate juridică ce utilizează Aplicația SmartLunch pusă la dispoziția sa de către Antreprenor;
• Programul SmartLunch – sistem prin care Furnizorul:
  permite Restauratorilor să își pună la dispoziție meniul (ofertele de mâncăruri) prin intermediul Site-ului web, pentru a primi comenzi de la Angajați și a livra mese la sediul Antreprenorului sau la alt punct de colectare (pus la dispoziție în Aplicație) unde se află Angajatul (Serviciu Multi-catering);
• Antreprenor – un comerciant individual, o persoană juridică sau o unitate organizațională fără personalitate juridică ce utilizează Programul SmartLunch și oferă Angajaților posibilitatea de a utiliza Aplicația prin încheierea unui acord cu Furnizorul de Servicii; Antreprenorul poate fi atât o entitate românească, cât și o entitate străină cu filială în Polonia și a încheiat un acord corespunzător cu Furnizorul de Servicii;
• Reținere – metodă de plată pentru comenzi, disponibilă Angajatului numai dacă acesta a autorizat Antreprenorul să efectueze plăți pentru comenzile plasate din salariul Angajatului, până la o sumă specificată, și dacă Antreprenorul a încheiat un acord cu Furnizorul de Servicii care permite decontarea comenzilor prin Reținere;
• Reducere – valoarea finanțată de Furnizorul de Servicii în cadrul decontării comenzii plasate de Angajat, exprimată în puncte de reducere ce pot fi convertite în valoare RON; valoarea și condițiile Reducerii, precum și perioada sa de valabilitate – dacă a fost acordată Angajatului de către Furnizorul de Servicii – sunt vizibile în Contul de Angajat;
• Regulament – prezentul Regulament, menționat la Articolul 9 din Legea nr. 365/2002 privind comerțul electronic;
• Restaurator – un comerciant individual, o persoană juridică sau o unitate organizațională fără personalitate juridică care, în cadrul Programului SmartLunch, livrează mese la sediul social al Antreprenorului sau într-un alt loc în care se află Angajații și care pun la dispoziție, de asemenea, un meniu (oferte de feluri de mâncare) pe care Angajații îl pot utiliza și plasa comenzi (ca parte a Serviciului Multicatering);
• Anulare – retragerea Angajatului dintr-o comandă plasată, în perioada indicată în Aplicație, fără a necesita consimțământul Restauratorului; în cazul Anulării comenzii, retragerea are loc la activarea opțiunii de anulare;
• Site web – pagina web disponibilă la adresa www.smartlunch.com, în cadrul căreia Furnizorul de Servicii oferă servicii utilizatorilor săi;
• MoneyBox – portofelul virtual al Angajatului, al cărui sold este vizibil în Aplicație, utilizat exclusiv pentru efectuarea de plăți în cadrul Programului SmartLunch, în care Angajatul poate depune fonduri proprii, ce pot fi apoi folosite pentru plata comenzilor; Portofelul poate prezenta un sold negativ doar în condițiile prevăzute de prezentul Regulament;
• Acord – acord de furnizare a serviciilor disponibile Angajatului în cadrul Programului SmartLunch, prin intermediul Aplicației; prin plasarea unei comenzi, Angajatul încheie un acord pentru livrarea comenzii și decontarea plății aferente din fondurile Angajatului sau din fondurile puse la dispoziție de Angajator ori Furnizorul de Servicii;
• Dispozitiv mobil – terminal cu ecran tactil care permite utilizarea Aplicației sau unui alt dispozitiv pus la dispoziția Antreprenorului de către SmartLunch, în baza unui acord separat.

6. Aplicația SmartLunch poate fi utilizată numai de Angajații care au declarat că au citit conținutul prezentului Regulament. Acceptarea prevederilor are loc înainte de plasarea primei comenzi, în cadrul creării Contului Angajatului.

7. Prevederile prezentului Regulament nu sunt destinate excluderii sau limitării drepturilor Angajaților conferite prin dispozițiile imperative ale legislației române, în special ale legislației muncii. În caz de neconcordanță între prevederile prezentului Regulament și dispozițiile legale menționate, prevederile legale prevalează.

8. Accesul la prezentul Regulament este oferit gratuit printr-un link plasat pe pagina principală a Site-ului web, într-o formă care permite Angajatului descărcarea, salvarea, reproducerea și tipărirea acestuia.

§ 2. REGULI DE UTILIZARE A APLICAȚIEI

1. Angajatul va utiliza Aplicația în conformitate cu legislația aplicabilă, regulile de conviețuire socială și bunele moravuri, respectând drepturile personale ale Furnizorului de Servicii și ale terților.

2. Angajatul va respecta legislația din România și internațională aplicabilă și va furniza date de identificare corecte (login și parolă) în timpul procesului de înregistrare a Contului Angajatului, păstrând confidențialitatea datelor sale de conectare.

3. Angajatul poate utiliza Programul SmartLunch în condițiile prevăzute în prezentul Regulament.

4. În timpul utilizării Aplicației, Angajatul nu va introduce conținut ilegal, inclusiv conținut care contravine normelor juridice sau morale, care descrie sau promovează violența, ura, discriminarea (rasială, culturală, etnică, religioasă etc.) sau care aduce atingere drepturilor personale sau demnității altor persoane.

5. Angajatul se va abține de la orice tentativă de a introduce date dăunătoare în sistemul informatic al Aplicației (malware; inclusiv viruși, spyware, „viermi” etc.).

6. În special, Angajatul:

• a) va utiliza Aplicația conform scopului propus,
• b) va utiliza Aplicația într-un mod care să nu perturbe funcționarea acesteia,
• c) va utiliza Aplicația într-un mod care nu este împovărător pentru ceilalți utilizatori și pentru Furnizorul de Servicii, respectând în același timp drepturile personale ale terților (inclusiv dreptul la viață privată) și orice alte drepturi pe care aceștia le-ar putea avea,
• d) va utiliza toate informațiile și materialele puse la dispoziție prin intermediul Aplicației numai în limita utilizării permise;
• e) se va abține de la a întreprinde acțiuni precum trimiterea de informații comerciale nesolicitate (așa-numitul spam) prin intermediul Aplicației, utilizarea conturilor altor Angajați sau partajarea propriului Cont de Angajat cu alți Angajați.

7. Angajatul este responsabil pentru toate acțiunile efectuate în legătură cu utilizarea Aplicației, prin intermediul datelor de autentificare (login și parolă) care îi aparțin.

8. Angajatul trebuie să notifice imediat Furnizorul de Servicii cu privire la orice încălcare a drepturilor sale în legătură cu utilizarea Aplicației SmartLunch.

§ 3. CONDIȚII TEHNICE PENTRU UTILIZAREA APLICAȚIEI

1. Furnizorul de Servicii va începe prestarea serviciilor în cadrul Aplicației doar după identificarea corectă a Angajatului, care se realizează, printre altele, prin accesarea linkului de activare trimis de Furnizorul de Servicii la adresa de e-mail sau numărul de telefon al Angajatului autorizat, furnizate de Antreprenor, ori prin conectarea Angajatului pentru prima dată în Aplicație.

2. Activarea Contului presupune citirea și acceptarea conținutului prezentului Regulament de către Angajat.

3. Activarea Contului Angajatului și conectarea pot fi efectuate și prin plasarea mijlocului de identificare pe un terminal tactil dedicat care include Aplicația. În acest caz, confirmarea acceptării Regulamentului trebuie să aibă loc înainte de plasarea primei comenzi în Aplicație.

4. Toate funcționalitățile Aplicației vor fi disponibile pentru utilizare de către Angajat după crearea Contului Angajatului și conectarea acestuia în Programul SmartLunch prin intermediul Aplicației, folosind numele de utilizator și parola stabilite pentru Contul respectiv.

5. După introducerea corectă a datelor de autentificare, Angajatul va fi conectat și redirecționat direct către Aplicație. Prin conectarea la Aplicație, Angajatul declară că datele personale furnizate sunt complete și corecte și că nu încalcă drepturile niciunei terțe părți. Angajatul are obligația de a informa imediat Antreprenorul în cazul în care intervin modificări ale acestor date.

6. Furnizorul de Servicii poate bloca sau șterge un Cont al Angajatului existent dacă primește informații credibile și justificate că acel cont este utilizat cu încălcarea legii, a prezentului Regulament, a bunelor practici sau într-un mod care aduce atingere drepturilor personale ori intereselor legitime ale terților. Furnizorul de Servicii va informa imediat Angajatul și Antreprenorul despre această măsură, utilizând canalele de comunicare disponibile.

7. Angajatul răspunde față de Furnizorul de Servicii pentru orice prejudiciu cauzat ca urmare a oferirii accesului la datele sale de conectare către terți sau a altor acțiuni care încalcă prezentul Regulament.

8. Pentru a utiliza Aplicația și a plasa comenzi, Angajatul trebuie să dețină:

• un dispozitiv terminal cu acces la internet și un browser web (Google Chrome recomandat) cu instrumente care permit completarea formularelor electronice;
• un Cont de Angajat activ în Programul SmartLunch;
• o adresă de e-mail activă;
• activarea fișierelor cookie.

9. Pentru a utiliza Site-ul Web, Angajatul trebuie să dețină un calculator sau un dispozitiv mobil cu acces la internet și browser web, precum și o tastatură sau alt dispozitiv care permite completarea formularelor electronice.

§ 4. DOMENIUL SERVICIILOR FURNIZATE ÎN CADRUL PROGRAMULUI SMARTLUNCH

• administrarea setărilor Contului de Angajat,
• accesul la lista de Restauratori care preiau comenzi în numele Angajaților unui anumit Antreprenor, descrierea succintă a acestora și programul de funcționare,
• accesul la meniul disponibil, respectiv la preparatele oferite de Restaurator, descrierea lor și clasificarea pe categorii,
• accesul la promoțiile disponibile la unitățile Restauratorilor,
• posibilitatea de a plasa comenzi,
• posibilitatea de a se retrage dintr-o comandă sau de a o anula în perioada indicată în Aplicație;
• posibilitatea de a vizualiza istoricul comenzilor, starea comenzilor și soldul Contului de Angajat;
• posibilitatea de a efectua plăți pentru comenzile plasate prin Aplicație.

3. Pentru a plasa o comandă, Angajatul trebuie să:

• acceseze Aplicația prin browser web, aplicație mobilă sau dispozitiv mobil (dacă este pus la dispoziție de Antreprenor),
• selecteze un preparat din meniul Restauratorului disponibil la locația respectivă, precum și adresa și ora de livrare,
• dacă dorește să plătească prin card bancar, să introducă datele necesare pentru plata,
• să confirme comanda prin apăsarea butonului „Plasează comanda” sau „Comandă”.

4. Comenzile pot fi plasate la un anumit Restaurator doar în intervalele orare indicate în Aplicație, corespunzătoare programului de lucru al acelui Restaurator.

5. După plasarea unei comenzi, Angajatul trebuie să ridice comanda la adresa de livrare specificată la momentul plasării comenzii. Furnizorul de Servicii nu răspunde pentru calitatea sau starea produsului după expirarea perioadei de consum înscrise pe etichetă.

6. Furnizarea Serviciilor din Aplicație de către Furnizorul de Servicii pentru Angajat nu este limitată în timp, însă acordul privind furnizarea acestor servicii poate fi reziliat de Antreprenor sau de Angajat.

7. În cazul în care Antreprenorul reziliază acordul cu Furnizorul de Servicii privind accesul Angajaților săi la Aplicație, Furnizorul de Servicii va șterge Contul de Angajat din Programul SmartLunch.

8. Angajatul poate înceta utilizarea Aplicației SmartLunch în orice moment.

9. Un Cont de Angajat poate fi dezactivat în următoarele situații:

• Angajatul a transmis o solicitare de dezactivare a Contului de Angajat la adresa de e-mail: suport@smartlunch.com,
• acordul dintre Angajat și Antreprenor, în baza căruia Angajatul a fost înscris în Program, a încetat,
• Angajatul a încălcat prezentul Regulament.

10. Conturile Angajaților sunt șterse la încetarea acordului cu Antreprenorul.

§ 5. DREPTURI ȘI OBLIGAȚII SUPLIMENTARE ALE FURNIZORULUI DE SERVICII ȘI ALE ANGAJATULUI

1. Angajatul poate modifica parola de acces la Contul de Angajat în orice moment. Parola poate fi schimbată prin intermediul Aplicației, accesând linkul de resetare a parolei trimis la adresa de e-mail sau numărul de telefon al Angajatului.

2. Furnizorul de Servicii declară că, în scopul îmbunătățirii calității și funcționalității Aplicației, aceasta poate fi supusă unor teste care pot cauza probleme de funcționare corespunzătoare. Totodată, Furnizorul de Servicii declară că va depune toate eforturile pentru ca orice astfel de neplăceri să fie de durată cât mai scurtă.

§ 6. PLĂȚI

1. La plasarea unei comenzi în conformitate cu prezentul Regulament, Angajatul se angajează să plătească prețul specificat în comandă. Prețul indicat în comandă reprezintă prețul final de plată pentru respectiva comandă – acesta include taxele, costurile de livrare, precum și alte taxe aferente finalizării comenzii.

2. Angajatul este obligat să plătească doar partea din prețul mesei comandate care depășește valoarea Subvenției convenite între Furnizorul de Servicii și Antreprenor. Valoarea Subvenției pentru o anumită masă sau valoarea Subvenției disponibile într-o perioadă de decontare zilnică sau lunară este vizibilă pentru Angajat în cadrul Aplicației. Subvenția se aplică automat și cu prioritate, reducând prețul mesei comandate ce urmează a fi plătit de Angajat.

3. Antreprenorul poate acorda o Subvenție Suplimentară Angajatului, care poate fi utilizată într-o perioadă de timp stabilită de Antreprenor. Valoarea Subvenției Suplimentare pentru o anumită masă sau valoarea Subvenției Suplimentare disponibile într-o perioadă de decontare zilnică sau lunară este vizibilă pentru Angajat în cadrul Aplicației.

4. Furnizorul de Servicii poate acorda o Reducere Angajatului, care poate fi utilizată într-o perioadă de timp stabilită de Furnizorul de Servicii. Valoarea Reducerii acordate de Furnizorul de Servicii este vizibilă pentru Angajat în cadrul Aplicației.

5. În cazul în care prețul mesei depășește valoarea Subvenției, iar Angajatului i se acordă o Subvenție Suplimentară, atunci această Subvenție Suplimentară se aplică automat, reducând prețul mesei comandate ce urmează a fi plătit de Angajat.

6. În cazul în care prețul mesei depășește valoarea Subvenției, iar Angajatului i-a fost acordată o Reducere, această Reducere se aplică automat, reducând prețul mesei comandate ce urmează a fi plătit de Angajat.

7. În situația în care Angajatului i-au fost acordate atât o Subvenție Suplimentară, cât și o Reducere, prețul mesei comandate va fi redus automat cu valoarea Subvenției Suplimentare sau a Reducerii, în funcție de care dintre cele două opțiuni de reducere a prețului comenzii are data de expirare mai apropiată.

8. Prețul comenzii, după aplicarea automată a opțiunilor menționate la paragrafele 1–7 de mai sus, în funcție de conținutul acordului încheiat între Furnizorul de Servicii și Antreprenor, poate fi achitat – la alegerea Angajatului – prin:

• plată electronică, sau
• Reținere, sau
• debitarea contului MoneyBox cu suma datorată

9. În cazul în care este selectată metoda de plată menționată la paragraful 8 lit. (a) din prezenta secțiune, comanda se consideră plasată în momentul autorizării pozitive a plății efectuate de Angajat de către operatorul sistemului de plată, fapt confirmat printr-un mesaj corespunzător afișat în Aplicație. În ceea ce privește intermedierea plăților către Restaurator, Furnizorul de Servicii va încheia un Acord direct cu Angajatul. Plățile menționate la paragraful 9 lit. (a) din prezenta secțiune sunt procesate prin platforma PayU, disponibilă la www.payu.pl - operată de PayU S.A., cu sediul social în ul. Grunwaldzka 186, 60-166 Poznań, înregistrată la KRS: 0000274399, Cod de Identificare Fiscală: 7792308495, REGON: 300523444, înscrisă ca Instituție Națională de Plată în Registrul Serviciilor de Plată administrat de Autoritatea Poloneză de Supraveghere Financiară, sub numărul IP1/2012. Toate plățile vor fi transferate în contul Furnizorului de Servicii.

10. În cazul în care este selectată metoda de plată menționată la paragraful 8 lit. (b) din prezenta secțiune, comanda poate fi plasată numai dacă Angajatul a autorizat anterior Antreprenorul să rețină o parte sau întregul preț al mesei din salariul său și dacă Antreprenorul a introdus în Aplicație opțiunea și limita (dacă este cazul) pentru plasarea comenzilor utilizând autorizația de reținere primită de la Angajat. Prin plasarea unei comenzi a cărei plată se va efectua conform paragrafului 9 lit. (b), Angajatul confirmă că a acordat Antreprenorului autorizația de a reține o parte sau întregul preț al mesei din salariul său.

11. În cazul în care este selectată metoda de plată menționată la paragraful 8 lit. (c) din prezenta secțiune, contul MoneyBox al Angajatului va fi debitat automat cu suma datorată. Toate alimentările soldului MoneyBox sunt vizibile în Contul de Angajat din cadrul Aplicației.

12. În baza acordului încheiat între Antreprenor și Furnizorul de Servicii, Angajatului i se poate acorda dreptul de a genera un sold negativ al fondurilor din contul MoneyBox. În cazul în care apare un sold negativ în contul MoneyBox, Angajatul – după primirea unei notificări afișate în Aplicație în ultima zi lucrătoare a lunii în care a apărut soldul negativ – are obligația de a realimenta imediat contul, respectiv în ultima zi a lunii, astfel încât soldul să fie de cel puțin 0,00 RON. Neefectuarea plății la termen poate conduce la blocarea Angajatului în ceea ce privește plasarea de noi comenzi până la achitarea integrală a sumei restante.

13. Fondurile reprezentând Subvenția și Subvenția Suplimentară sunt proprietatea Antreprenorului și nu pot fi preschimbate în numerar de către Angajat. De asemenea, Angajatul nu are dreptul să solicite nicio plată în numerar, chiar dacă valoarea comenzii plasate este mai mică decât valoarea Subvenției și a Subvenției Suplimentare.

14. Fondurile reprezentând Reducerea sunt proprietatea Furnizorului de Servicii și nu pot fi preschimbate în numerar de către Angajat. De asemenea, Angajatul nu are dreptul să solicite o plată în numerar, chiar dacă valoarea comenzii plasate este mai mică decât valoarea Reducerii.

15. În cazul anulării unei comenzi în conformitate cu Regulamentul, a cărei valoare a fost redusă prin aplicarea unei Subvenții, Subvenții Suplimentare sau Reduceri, opțiunea de reducere aplicată va fi recalculată și va reduce valoarea următoarei comenzi plasate în perioada la care se aplică respectiva opțiune de reducere. Dacă, în urma recalculării menționate în propoziția precedentă, Angajatul devine îndreptățit la o rambursare a fondurilor plătite de acesta (menționate la paragraful 9 de mai sus), Furnizorul de Servicii va efectua rambursarea utilizând aceeași metodă de plată ca cea folosită inițial de Angajat.

16. Prețurile afișate în Aplicație sunt exprimate în RON și includ taxa pe valoarea adăugată (TVA), calculată în conformitate cu reglementările legale aplicabile.

17. Aplicația afișează confirmările tuturor comenzilor plasate de Angajat prin intermediul acesteia. Pentru comenzile plătite din fondurile proprii, Angajatul primește confirmarea plății sub forma unei chitanțe electronice. Prin acceptarea prezentului Regulament, Angajatul își exprimă acordul pentru primirea chitanței electronice prin Aplicație, printr-un link către chitanța electronică disponibilă în Contul de Angajat. Angajatul poate retrage oricând acest acord.

18. Angajatul are acces la chitanța electronică printr-un hiperlink furnizat în Contul de Angajat. Furnizarea accesului la o formă lizibilă a chitanței electronice este echivalentă cu emiterea acesteia. Hiperlinkul către chitanța electronică va rămâne activ timp de 6 ani de la data generării sale.

19. Furnizorul de Servicii poate transmite suplimentar o notificare unică Angajatului, la numărul de telefon indicat în comandă, pentru a-l informa cu privire la emiterea și livrarea chitanței electronice.

20. Fondurile Angajatului acumulate în contul MoneyBox pe durata activității Contului de Angajat în cadrul Aplicației nu pot fi retrase sau rambursate (nici prin transfer, nici în numerar) și nu pot fi transferate în conturile altor Angajați. În cazul ștergerii sau dezactivării Contului de Angajat, fondurile acumulate în MoneyBox vor fi returnate entității care a efectuat alimentarea contului MoneyBox. Rambursarea se va efectua în termen de 14 zile lucrătoare de la data ștergerii sau dezactivării Contului de Angajat.

21. În cazul anulării comenzii, precum și în situația în care se admite cererea Angajatului de rambursare a plății efectuate în modalitatea prevăzută la paragraful 9 de mai sus, Furnizorul de Servicii va efectua rambursarea în termen de 14 zile lucrătoare, utilizând aceeași metodă de plată ca cea folosită pentru efectuarea plății inițiale. În cazul unei plăți electronice, rambursarea se va efectua în beneficiul și în contul entității care a achitat comanda.

§ 7. PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

1. Furnizorul de Servicii prelucrează datele cu caracter personal în legătură cu furnizarea acestora de către Antreprenor, precum și în baza acordului privind prelucrarea datelor cu caracter personal încheiat cu Antreprenorul.

2. Din momentul începerii furnizării serviciilor prin intermediul Aplicației, Furnizorul de Servicii devine operatorul datelor cu caracter personal ale Angajaților. Nota informativă privind prelucrarea datelor va fi pusă la dispoziția Angajatului în momentul activării Contului de Angajat și va rămâne disponibilă în Contul de Angajat pe toată durata participării acestuia la Programul SmartLunch.

3. Informații suplimentare privind prelucrarea datelor cu caracter personal de către Furnizorul de Servicii pot fi consultate în Politica de confidențialitate, disponibilă la următorul link: https://smartlunch.com/ro/privacy-policy

§ 8. RECLAMAȚII

1. Angajatul poate depune o reclamație cu privire la serviciile furnizate prin intermediul Aplicației, inclusiv la Serviciul Multicatering din cadrul Programului SmartLunch, în cazul în care serviciul nu a fost prestat în conformitate cu comanda sau a fost prestat cu încălcarea dispozițiilor prezentului Regulament.

2. În cazul unei reclamații privind o comandă de masă, se recomandă ca aceasta să fie depusă imediat, dar nu mai târziu de 24 de ore de la momentul livrării mesei, pentru a permite Furnizorului de Servicii verificarea temeiniciei reclamației, având în vedere faptul că masa reprezintă un produs perisabil. Sarcina de a dovedi existența neconformității revine Angajatului care formulează reclamația.

3. Reclamația trebuie să conțină cel puțin următoarele elemente:

• numele și prenumele complet al Angajatului,
• adresa de e-mail a Angajatului destinată soluționării reclamației, cu excepția cazului în care aceasta este transmisă prin chatul din Aplicație sau prin linia telefonică de asistență,
• o descriere detaliată a aspectelor contestate,
• o fotografie a mesei reclamate sau alte probe care să permită identificarea comenzii și verificarea reclamației.

4. În cazul în care soluționarea reclamației necesită furnizarea unor date sau informații suplimentare, Furnizorul de Servicii va solicita completarea acesteia în măsura indicată.

5. Furnizorul de Servicii va analiza reclamația depusă și va comunica decizia sa Angajatului în termen de 14 zile de la data primirii reclamației.

6. Lipsa unui răspuns din partea Furnizorului de Servicii după expirarea termenului prevăzut la paragraful 5 din prezenta secțiune va fi considerată recunoaștere a reclamației.

7. Reclamațiile pot fi transmise prin e-mail la adresa suport@smartlunch.com sau direct în cadrul Aplicației.

8. Răspunsul la reclamație va fi transmis la adresa de e-mail indicată de Angajat sau direct în Aplicație, ambele modalități permițând descărcarea unui fișier care conține răspunsul la reclamație. În cazul în care reclamația este admisă, comanda nu este returnabilă, iar Angajatul nu va fi taxat pentru returnarea acesteia.

9. În conformitate cu articolul 16 lit. d) și e) din Ordonanța de Urgență nr. 34/2014 privind drepturile consumatorilor în cadrul contractelor încheiate cu profesioniștii, precum și pentru modificarea și completarea unor acte normative, Angajatul nu poate renunța la comandă în următoarele cazuri:

• 1) dacă comanda include bunuri perisabile sau cu termen de valabilitate scurt,
• 2) dacă obiectul comenzii îl constituie bunuri livrate într-un ambalaj sigilat, care nu pot fi returnate după deschiderea ambalajului, din motive de protecție a sănătății sau de igienă, în cazul în care ambalajul a fost deschis după livrare,
• 3) cu excepția cazurilor în care prezentul Regulament prevede în mod expres posibilitatea retragerii din Acord, ca parte a Anulării sau Revocării comenzii.

10. Furnizorul de Servicii informează că Comisia Europeană operează o platformă de soluționare online a litigiilor, disponibilă la adresa: http://ec.europa.eu/odr. Furnizorul de Servicii precizează că utilizarea mecanismelor alternative de soluționare a litigiilor care îl implică pe Furnizorul de Servicii necesită acordul prealabil al Furnizorului de Servicii.

§ 9. RĂSPUNDERE

1. Furnizorul de Servicii nu este răspunzător pentru daunele rezultate din utilizarea necorespunzătoare sau inadecvată a Programului SmartLunch de către Angajat.

2. Angajatul este răspunzător pentru toate acțiunile efectuate în legătură cu utilizarea Aplicației, prin intermediul datelor de autorizare care i-au fost atribuite pentru accesarea Contului.

3. Furnizorul de Servicii este răspunzător pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a obligațiilor de către Restaurator, în cadrul colaborării comerciale a acestuia cu Furnizorul de Servicii pentru prestarea Serviciului Multicatering, precum și pentru orice garanții și declarații formulate de Restaurator referitoare la serviciile furnizate, inclusiv orice promoții organizate pentru anumite feluri de mâncare din meniul oferit.

4. Furnizorul de Servicii nu este răspunzător pentru consecințele unor circumstanțe sau acțiuni ale terților asupra cărora nu a avut influență și pe care nu le-a putut preveni (de exemplu, defecțiuni de cablu, echipamente sau software în rețelele operatorilor de telecomunicații sau mobile etc.).

5. Furnizorul de Servicii nu este răspunzător pentru limitările sau problemele tehnice ale sistemelor informatice utilizate de Angajați, care împiedică sau restricționează utilizarea Aplicației și a serviciilor oferite prin intermediul acesteia.

6. Furnizorul de Servicii nu este răspunzător pentru daunele cauzate de forța majoră.

7. În aspectele nereglementate în prezentul paragraf, răspunderea Furnizorului de Servicii este guvernată de dispozițiile legale aplicabile, în special de prevederile Codului Civil din 23 aprilie 1964 (Monitorul Oficial nr. 16, poziția 93, cu modificările ulterioare).

§ 10. DREPTURI DE AUTOR

1. Proprietarul Site-ului Web și al Aplicației este SmartLunch S.A., cu sediul în ul. Kutnowska 1-3, 53-135 Wrocław, înscrisă în Registrul Comerțului (KRS): 0001097290, Cod de Identificare Fiscală: 8943057495, REGON: 360189352, denumită în continuare SmartLunch Polska. Furnizorul de Servicii declară că, în baza acordurilor încheiate cu SmartLunch Polska, deține drepturile de a distribui și utiliza Serviciul și a Aplicația pe teritoriul României.

2. Toate conținuturile și elementele grafice puse la dispoziție în cadrul Aplicației sunt protejate prin lege în temeiul drepturilor patrimoniale de autor, care aparțin direct Furnizorului de Servicii sau SmartLunch Polska, precum și – în ceea ce privește conținuturile publicate – posibil Restauratorului sau altor entități care publică în cadrul Aplicației cu acordul Furnizorului de Servicii.

3. Este interzisă copierea sau distribuirea conținutului Aplicației și al Site-ului Web fără acordul scris al Furnizorului de Servicii. Cele de mai sus se aplică în principal întregului conținut scris, fotografiilor, graficelor, logo-urilor și altor materiale grafice.

4. Utilizarea materialelor menționate mai sus fără acordul scris al Furnizorului de Servicii, SmartLunch Polska, Restauratorului sau altor entități care publică în cadrul Aplicației cu acordul Furnizorului de Servicii este ilegală și poate constitui baza pentru inițierea unor acțiuni legale împotriva celor care comit astfel de practici.

§ 11. DISPOZIȚII FINALE

1. Furnizorul de Servicii va superviza buna funcționare a Aplicației și va efectua actualizările necesare.

2. Furnizorul de Servicii își rezervă dreptul de a introduce restricții temporare de utilizare a Aplicației din motive de întreținere, îmbunătățire a funcționalității sau servicii tehnice. În același timp, Furnizorul de Servicii va depune toate eforturile pentru ca aceste întreruperi să aibă loc pe timp de noapte și să fie de durată minimă.

3. Furnizorul de Servicii își rezervă dreptul de a modifica prezentul Regulament. Modificările vor intra în vigoare după 1 (o) lună de la data publicării acestora pe site-ul web www.smartlunch.pl și a plasării lor în cadrul Aplicației SmartLunch.

4. Orice aspecte care nu sunt reglementate de prezentul Regulament vor fi guvernate de prevederile legale în vigoare.

5. În cazul în care anumite dispoziții ale prezentului Regulament se dovedesc nule sau ineficiente din punct de vedere juridic, acest fapt nu va afecta valabilitatea sau eficiența celorlalte dispoziții.

6. Părțile vor depune eforturi pentru soluționarea pe cale amiabilă a oricărui litigiu sau, dacă este necesar, prin intermediul unui mediator independent și imparțial. În cazul în care litigiul nu poate fi soluționat amiabil, competența instanței va fi determinată în conformitate cu legislația din România.

7. Prezentul Regulament este guvernat de și va fi interpretat în conformitate cu legislația din România.

8. Prezenta versiune a Regulamentului intră în vigoare începând cu data de 1.09.2025.