SmartLunch | Regulamin

REGULAMIN KORZYSTANIA Z APLIKACJI SMARTLUNCH PRZEZ PRACOWNIKÓW

§1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Pomysłodawcą oraz właścicielem Programu SmartLunch jest SmartLunch S.A., który świadczy usługi określone niniejszym Regulaminem w ramach Aplikacji SmartLunch.

2. Dane kontaktowe SmartLunch S.A. jako Usługodawcy dla Pracowników w ramach stosunków prawnych określonych niniejszym Regulaminem są następujące:

SmartLunch S.A.

ul. Kutnowska 1-3, 53-135 Wrocław

KRS: 0001097290, NIP: 8943057495, REGON: 360189352

adres e-mail do kontaktu użytkowników Platformy z Usługodawcą: biuro@smartlunch.pl

nr telefonu Usługodawcy - nr infolinii podany na stronie www.smartlunch.com (kontakt w dni od poniedziałku do piątku w godzinach: 8:00 – 18:30)

Dane teleadresowe Usługodawcy stanowią również punkt kontrolny dla odbiorców usług w rozumieniu art. 12 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu i Rady (UE) 2022/2065 w sprawie jednolitego rynku usług cyfrowych oraz zmiany dyrektywy 2003/31/WE (zwanego dalej „DSA”). Na potrzeby stosowania DSA Usługodawca tworzy punkt kontaktowy dla organów państw członkowskich, Komisji i Rady Usług Cyfrowych, o której mowa w art. 61 DSA pod adresem e – mail: biuro@smartlunch.pl

3. Usługodawca udostępnia Aplikację Pracownikom na podstawie umowy o świadczenie usług zawartej z Przedsiębiorcą. Rozpoczęcie świadczenia usług przez Usługodawcę na rzecz Pracowników na podstawie niniejszego Regulaminu następuje z chwilą rozpoczęcia korzystania przez Pracownika z Aplikacji.

4. Niniejszy Regulamin określa ogólne warunki oraz zasady korzystania przez Pracowników z Aplikacji Programu SmartLunch oraz z oferowanych za jej pośrednictwem usług. Usługodawca informuje, że korzystanie z funkcjonalności określonych niniejszym Regulaminem dostępnych dla Pracownika w Aplikacji stanowi usługę elektroniczną w rozumieniu Ustawy z dnia 18 lipca 2022 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. 2024 poz. 1513 ze zm.).

5. Definicje mające zastosowanie w treści Regulaminu:

a) Anulacja - odstąpienie przez Pracownika od złożonego zamówienia po upływie okresu wskazanego w Aplikacji, w którym dopuszczalna jest Rezygnacja; w przypadku Anulacji zamówienia odstąpienie następuje z chwilą wyrażenia zgody przez Restauratora na bezkosztowe odstąpienie od realizacji zamówienia;

b) Aplikacja – oprogramowanie dostępne w Serwisie, w ramach aplikacji mobilnej i na Urządzeniach mobilnych (jeśli zostały one udostępnione Przedsiębiorcy na mocy odrębnej umowy). Aplikacja stanowi elektroniczny kanał dostępu, za pośrednictwem którego upoważniony Pracownik może korzystać z funkcjonalności Programu SmartLunch, w tym w szczególności składać zamówienia na posiłki;

c) Bon Kafeteryjny - opcja płatności dostępna w Aplikacji, aktywowana uprzednio przez Pracownika zgodnie z regulaminem korzystania z Bonu Kafeteryjnego w ramach określonego systemu/programu kafeteryjnego;

d) Dofinansowanie/Dodatkowe Dofinansowanie - kwota możliwa do wykorzystania celem opłacenia zamówienia złożonego przez Pracownika, finansowana przez Przedsiębiorcę w ramach rozliczenia z Usługodawcą; wysokość i warunki Dofinansowania lub Dodatkowego Dofinansowania - w przypadku jej przyznania Pracownikowi przez Przedsiębiorcę - jest widoczna na Koncie Pracownika i może mieć m. in. wartość dzienną, miesięczną lub procentową - w zależności od treści umowy zawartej przez Usługodawcę z Przedsiębiorcą;

e) E-paragon – dokument fiskalny w postaci elektronicznej, którego zakres reguluje Ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (Dz. U. 2025 poz. 775 ze zm.), Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. 2025 poz. 845 ze zm.) oraz Rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 12 września 2021 r. w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących (Dz. U. 2024 poz. 1654 ze zm.);

f) Konto Pracownika – oznaczony indywidualną nazwą (loginem) i hasłem podanym przez Pracownika zbiór zasobów w systemie teleinformatycznym Usługodawcy, w którym gromadzone są dane dotyczące Pracownika i świadczonych na jego rzecz usług;

g) Płatność elektroniczna - płatność za zamówienie w Aplikacji dokonywana za pośrednictwem i na warunkach określonych przez danego operatora płatności wskazanego w Aplikacji;

h) Pracownik/ Użytkownik – osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych, osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która korzysta z Aplikacji SmartLunch;

i) Program SmartLunch – system, w ramach którego Usługodawca:

umożliwia Restauratorom udostępnianie ich menu (ofert daniowych) za pośrednictwem Serwisu celem odbierania zamówień od Pracowników i dostarczania posiłków do siedziby Przedsiębiorcy lub do innego (udostępnionego w Aplikacji) miejsca odbioru, w którym przebywa Pracownik (Usługa Multicateringu),
może dodatkowo lub wyłącznie (bez Usługi Multicateringu) świadczyć usługę pośrednictwa w rozliczaniu transakcji zakupu dokonanych przez Pracowników w miejscu świadczenia działalności gastronomicznej przez Restauratora z wykorzystaniem systemu rozliczenia tych transakcji za pośrednictwem Aplikacji (Usługa Pośrednictwa Rozliczeniowego);

j) Przedsiębiorca – osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która korzysta z Programu SmartLunch i udostępnia powiązanym z nim Pracownikom możliwość korzystania z Aplikacji poprzez zawarcie umowy z Usługodawcą; Przedsiębiorcą może być zarówno podmiot krajowy jak i zagraniczny, który posiada oddział w Polsce i który podpisał z Usługodawcą umowę odpowiedniej treści;

k) Potrącenie - metoda dokonania płatności za zamówienie, która jest dostępna dla Pracownika wówczas, gdy Przedsiębiorca został upoważniony przez Pracownika do dokonania płatności z wynagrodzenia Pracownika na rzecz złożonego zamówienia do określonej kwoty oraz gdy Przedsiębiorca zawarł z Usługodawcą umowę przewidującą możliwość rozliczania zamówień z uwzględnieniem Potrącenia;

l) Rabat - wartość finansowana przez Usługodawcę w ramach rozliczenia zamówienia dokonanego przez Pracownika wyrażona w złotych polskich (PLN); wysokość oraz warunki realizacji Rabatu wraz z okresem obowiązywania Rabatu - w przypadku przyznania go Pracownikowi przez Usługodawcę - są widoczne na Koncie Pracownika;

m) Regulamin - niniejszy Regulamin, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z 2024 r. poz. 1513 ze zm.) - określający m. in. zasady korzystania z Aplikacji oraz świadczenia przez Usługodawcę usług drogą elektroniczną;

n) Restaurator – osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która w ramach Programu SmartLunch dostarcza posiłki do siedziby Przedsiębiorcy lub do innego miejsca, w którym przebywają Pracownicy, a także udostępnia za pośrednictwem Aplikacji dostępne menu (oferty daniowe), z którego Pracownik może skorzystać i tym samym złożyć zamówienie (w ramach Usługi Multicateringu) lub oferuje i wydaje posiłki Pracownikom w miejscu prowadzenia swojej działalności gastronomicznej z możliwością ich rozliczenia poprzez wykorzystanie środków dostępnych w Aplikacji (w ramach Usługi Pośrednictwa Rozliczeniowego) - dane umożliwiające identyfikację Restauratora są dostępne w Aplikacji;

n) Rezygnacja - odstąpienie przez Pracownika od złożonego zamówienia w okresie wskazanym w Aplikacji, który nie wymaga wyrażenia zgody na odstąpienie przez Restauratora; w przypadku Rezygnacji z zamówienia odstąpienie następuje z chwilą aktywowania Rezygnacji;

o) Serwis – serwis internetowy dostępny pod adresem www.smartlunch.com, w ramach którego Usługodawca świadczy usługi na rzecz jego użytkowników;

p) Skarbonka - wirtualny portfel Pracownika, którego stan środków jest widoczny w Aplikacji, służący wyłącznie do dokonywania płatności w obrębie Programu SmartLunch, do którego Pracownik może alokować środki płatnicze, które następnie mogą służyć dokonaniu płatności za złożone zamówienie; Skarbonka może przedstawiać ujemny stan środków wyłącznie na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie;

r) Umowa – umowa o świadczenie usług dostępnych dla Pracownika w Programie SmartLunch za pośrednictwem Aplikacji; składając zamówienie Pracownik zawiera umowę o dostawę zamówienia oraz o rozliczenie płatności za zamówienie ze środków udostępnionych mu do wykorzystania przez Przedsiębiorcę lub Usługodawcę lub ze środków Pracownika;

s) Urządzenie mobilne - terminal dotykowy umożliwiający korzystanie z Aplikacji lub inne urządzenie, udostępnione przez SmartLunch Przedsiębiorcy do korzystania na podstawie odrębnej umowy.

6. Warunkiem niezbędnym do korzystania z Aplikacji SmartLunch jest złożenie przez Pracownika oświadczenia o zapoznaniu się z treścią niniejszego Regulaminu. Akceptacja zapisów Regulaminu dokonywana jest przed złożeniem pierwszego zamówienia - w ramach zakładania i aktywowania Konta Pracownika.

7. Postanowienia niniejszego Regulaminu nie mają na celu wyłączać ani ograniczać jakichkolwiek praw Pracowników, przysługujących im na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa polskiego, w tym w szczególności przepisów prawa pracy. W przypadku niezgodności postanowień niniejszego Regulaminu z powyższymi przepisami, pierwszeństwo mają te przepisy.

8. Dostęp do niniejszego Regulaminu zapewniany jest nieodpłatnie za pośrednictwem odsyłacza/linku zamieszczonego na stronie głównej Serwisu w formie, która umożliwia Pracownikowi jego pobranie, utrwalenie, odtwarzanie i wydrukowanie.

§2. ZASADY KORZYSTANIA Z APLIKACJI

‍1. Pracownik zobowiązany jest do korzystania z Aplikacji w sposób zgodny z obowiązującym prawem, zasadami współżycia społecznego oraz dobrymi obyczajami, mając na uwadze poszanowanie dóbr osobistych Usługodawcy i osób trzecich.

2. Pracownik zobowiązany jest do przestrzegania obowiązującego prawa polskiego i międzynarodowego oraz do podania w procesie rejestracji Konta Pracownika zgodnych ze stanem faktycznym danych identyfikacyjnych (loginu oraz hasła), jak również do utrzymania danych do logowania w poufności.

3. Pracownik ma prawo do korzystania z Programu SmartLunch na zasadach ustalonych w niniejszym Regulaminie.

4. Zakazuje się dostarczania przez Pracownika w ramach korzystania z Aplikacji treści o charakterze bezprawnym, w tym naruszających normy prawne, moralne, obrazujących lub propagujących przemoc, nienawiść, dyskryminację (rasową, kulturową, etniczną, religijną etc.), naruszających dobra osobiste lub godność innych osób.

5. Pracownik zobowiązany jest do zaniechania jakichkolwiek prób wprowadzania do systemu informatycznego Aplikacji szkodliwych danych (oprogramowanie złośliwe w tym wirusy, pliki szpiegujące, „robaki” itp.).

6. Pracownik zobowiązany jest w szczególności do:

a) korzystania z Aplikacji w zgodzie z jej przeznaczeniem,

b) korzystania z Aplikacji w sposób niezakłócający jej funkcjonowania,

c) korzystania z Aplikacji w sposób nieuciążliwy dla innych użytkowników oraz Usługodawcy, z poszanowaniem dóbr osobistych osób trzecich (w tym prawa do prywatności) i wszelkich innych przysługującym im praw,

d) korzystania z wszelkich informacji i materiałów udostępnionych za pośrednictwem Aplikacji jedynie w zakresie dozwolonego użytku,

e) niepodejmowania działań takich jak: rozsyłanie przy użyciu Aplikacji niezamówionej informacji handlowej (tzw. spam), korzystanie z Kont innych Pracowników lub udostępnianie swojego Konta innym Pracownikom.

7. Pracownik ponosi odpowiedzialność za czynności wykonane w związku z korzystaniem z Aplikacji przy pomocy przyporządkowanego mu ważnego loginu i hasła.

8. Pracownik jest zobowiązany niezwłocznie powiadomić Usługodawcę o każdym przypadku naruszenia jego praw w związku z korzystaniem z Aplikacji SmartLunch.

§3. WARUNKI TECHNICZNE KORZYSTANIA Z APLIKACJI

1. Warunkiem rozpoczęcia świadczenia usług przez Usługodawcę w ramach Aplikacji jest prawidłowe dokonanie identyfikacji Pracownika, w tym m. in. poprzez kliknięcie w link aktywacyjny, który Usługodawca wysyła na wskazany przez Przedsiębiorcę adres e-mail lub na nr telefonu upoważnionego Pracownika albo poprzez samodzielne dokonanie przez Pracownika pierwszego logowania do Aplikacji.

2. Aktywacja Konta wymaga zapoznania się przez Pracownika z treścią niniejszego Regulaminu i zaakceptowania go.

3. Aktywacja Konta Pracownika i logowanie do niego mogą nastąpić również poprzez przyłożenie nośnika identyfikacyjnego do dedykowanego terminalu dotykowego z Aplikacją. W takim wypadku potwierdzenie akceptacji niniejszego Regulaminu następuje przed złożeniem pierwszego zamówienia w Aplikacji.

4. Korzystanie z wszystkich funkcjonalności Aplikacji wymaga utworzenia Konta Pracownika i zalogowania się przez Pracownika do Programu SmartLunch za pośrednictwem Aplikacji przy użyciu ustalonego loginu i hasła do Konta Pracownika.

5. Po prawidłowym zdefiniowaniu loginu i hasła, Pracownik zostaje zalogowany i przekierowany bezpośrednio do Aplikacji. Pracownik logując się w Aplikacji oświadcza, że podane przez niego dane osobowe są kompletne i zgodne ze stanem faktycznym oraz nie naruszają jakichkolwiek praw osób trzecich. W przypadku jakichkolwiek zmian w tym zakresie, Pracownik zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania o nich Przedsiębiorcy oraz Usługodawcy.

6. Usługodawca może zablokować lub usunąć istniejące Konto Pracownika, jeżeli poweźmie uzasadnioną, wiarygodną informację, że jest ono używane w sposób sprzeczny z prawem, niniejszym Regulaminem, dobrymi obyczajami lub w sposób naruszający dobra osobiste lub uzasadnione interesy osób trzecich. O powyższym fakcie Usługodawca poinformuje Pracownika i Przedsiębiorcę niezwłocznie w ramach dostępnej formy kontaktu z Pracownikiem.

7. Pracownik ponosi odpowiedzialność wobec Usługodawcy za szkody wyrządzone na skutek udostępnienia osobom trzecim loginu i hasła dostępu do Konta lub na skutek innych działań niezgodnych z niniejszym Regulaminem.

8. Do korzystania z Aplikacji oraz składania zamówień niezbędne jest posiadanie przez Pracownika:

a. urządzenia końcowego z dostępem do sieci Internet i przeglądarką internetową (zalecana Google Chrome) z narzędziem umożliwiającym wypełnienie formularzy elektronicznych,

b. aktywnego Konta Pracownika w Programie SmartLunch,

c. aktywnego konta poczty elektronicznej (e-mail),

d. włączonej obsługi plików cookies.

9. Do korzystania z Serwisu niezbędne jest posiadanie przez Pracownika urządzenia komputerowego lub mobilnego z dostępem do Internetu oraz przeglądarką stron internetowych, a także klawiatura lub inne urządzenie umożliwiające wypełnienie formularzy elektronicznych.

§4. ZAKRES USŁUG ŚWIADCZONYCH W RAMACH PROGRAMU SMARTLUNCH

1. Usługi świadczone na rzecz Pracowników za pośrednictwem Aplikacji polegają w szczególności na:

a) możliwości zarządzania ustawieniami Konta Pracownika,

b) dostępie do listy Restauratorów realizujących zamówienia na rzecz Pracowników danego Przedsiębiorcy, ich krótkiej charakterystyki oraz godzin otwarcia,

c) możliwości zapoznania się z menu, tj. oferowanymi przez Restauratora daniami, ich opisem oraz podziałem na kategorie,

d) możliwości zapoznania się z dostępnymi promocjami w lokalach Restauratorów,
e) możliwości złożenia zamówienia,

f) możliwości Rezygnacji z zamówienia lub Anulacji złożonego zamówienia w okresie wskazanym w Aplikacji,

g) możliwości zapoznania się z historią zamówień, ich statusem oraz bilansem Konta Pracownika,

h) możliwości dokonania płatności za zamówienie złożone w Aplikacji,

i) możliwości dokonania płatności za zamówienie złożone w lokalu gastronomicznym Restauratora - jeśli usługa taka została udostępniona w Programie Smartlunch na wniosek Przedsiębiorcy,

j) możliwości dokonywania ocen posiłków i zamieszczania komentarzy do otrzymanych zamówień, z zastrzeżeniem publicznej widoczności średniej oceny posiłku dla innych użytkowników Aplikacji oraz widoczności komentarza wyłącznie przez Restauratora, który dostarczył zamówienie.

2. Zamówienie, o którym mowa w ust. 1 pkt e) niniejszego paragrafu, zostaje złożone z chwilą zmiany statusu zamówienia w Aplikacji, pod warunkiem braku Rezygnacji z tego zamówienia w okresie umożliwiającym Rezygnację. Po złożeniu zamówienia zamówienie zostaje przekazane do Restauratora. Anulacja zamówienia po jego złożeniu jest możliwa wyłącznie wówczas, gdy w odpowiedzi na wniosek Pracownika zgłoszony Usługodawcy Restaurator wyrazi zgodę na Anulację.

3. Aby dokonać zamówienia, o którym mowa w ust. 1 pkt e) niniejszego paragrafu, Pracownik powinien:

a) uruchomić Aplikację poprzez przeglądarkę internetową, aplikację mobilną lub Urządzenie mobilne (jeśli jest dostępne u danego Przedsiębiorcy),

b) wybrać posiłek z menu udostępnionego przez Restauratora, dostępnego w danej lokalizacji, a także wybrać adres, dzień oraz godzinę dostawy,

c) jeśli Pracownik korzysta z płatności kartą płatniczą lub kredytową – podać wymagane dla danej płatności dane kontaktowe,

d) zatwierdzić zamówienie, klikając przycisk „Zamawiam i płacę” wraz z widoczną kwotą do zapłaty.

4. Składanie zamówień u danego Restauratora jest możliwe wyłącznie w godzinach wskazanych w Aplikacji.

5. Aby dokonać płatności, o której mowa w ust. 1 pkt i) niniejszego paragrafu, Pracownik powinien:

a) wybrać posiłek z menu udostępnionego przez Restauratora w danej lokalizacji, w której Restaurator prowadzi działalność gastronomiczną,

b) uprzedzić Restauratora o chęci dokonania płatności poprzez Aplikację przed złożeniem zamówienia,

c) uruchomić Aplikację w formie mobilnej lub poprzez przeglądarkę internetową,

d) wprowadzić transakcję do Aplikacji poprzez wymianę kodu zamówienia pomiędzy Pracownikiem a Restauratorem (m. in. kodu PIN, kodu QR lub innej),

e) zatwierdzić zamówienie, klikając przycisk „Zamawiam i płacę” wraz z widoczną kwotą do zapłaty,

f) uzyskać potwierdzenie dokonania płatności w Aplikacji.

6. Umowa zawierana jest w momencie ukończenia składania zamówienia przez Pracownika poprzez kliknięcie przycisku “Zamawiam i płacę” wraz z widoczną kwotą do zapłaty.

7. Jeżeli Pracownik złożył zamówienie, powinien on dokonać odbioru zamówienia pod wskazanym przy składaniu zamówienia adresem dostawy. Zamówienia nie posiadające na etykiecie daty minimalnej trwałości lub terminu przydatności do spożycia powinny zostać spożyte niezwłocznie w dacie ich dostawy lub niezwłocznie po dokonaniu ich odbioru przez Pracownika z Urządzenia mobilnego.

8. Świadczenie Usług w Aplikacji przez Usługodawcę na rzecz Pracownika nie jest ograniczone w czasie, z zastrzeżeniem możliwości rozwiązania umowy o świadczenie usług w Aplikacji na rzecz Pracownika przez Przedsiębiorcę lub Pracownika.

9. W przypadku rozwiązania przez Przedsiębiorcę umowy z Usługodawcą o zapewnienie dostępu do Aplikacji dla Pracowników Przedsiębiorcy, Usługodawca dokona usunięcia Konta Pracownika z Programu SmartLunch.

10. Pracownik może zaprzestać korzystania z Aplikacji SmartLunch w każdym czasie.

11. Dezaktywacja Konta Pracownika może nastąpić w następujących przypadkach:

złożenia wniosku przez Pracownika o dezaktywację Konta Pracownika na adres mailowy: biuro@smartlunch.pl,
rozwiązania umowy wiążącej Pracownika z Przedsiębiorcą, na podstawie której Pracownik został zgłoszony do Programu,
naruszenia niniejszego Regulaminu przez Pracownika.

§5. DODATKOWE PRAWA I OBOWIĄZKI USŁUGODAWCY ORAZ PRACOWNIKA

1. Pracownikowi przysługuje prawo do zmiany hasła dostępowego do Konta Pracownika w dowolnie wybranym momencie. Zmiana hasła możliwa jest za pośrednictwem Aplikacji po przesłaniu na adres e-mail lub numer telefonu Pracownika linku pozwalającego zresetować hasło.

2. Usługodawca oświadcza, iż w celu poprawienia jakości i funkcjonalności Aplikacji, może być ona poddawana testom, w czasie których mogą pojawić się problemy z jej właściwym funkcjonowaniem. Jednocześnie Usługodawca oświadcza, iż dołoży wszelkich starań, aby niedogodności te trwały jak najkrócej.

§6. PŁATNOŚCI

1. W chwili złożenia zamówienia zgodnie z niniejszym Regulaminem Pracownik zobowiązuje się zapłacić cenę podaną w zamówieniu. Cena określona w zamówieniu jest ceną ostateczną do zapłaty za zamówienie - obejmuje ona podatek i koszt dostawy, a także inne opłaty, które wiążą się z realizacją zamówienia. Pracownik obowiązany jest do dokonywania płatności wyłącznie za cenę zamówionych posiłków.

2. Przedsiębiorca może przyznać Pracownikowi Dofinansowanie, które może zostać wykorzystane w okresie czasu wyznaczonym przez Przedsiębiorcę. W takim wypadku Pracownik obowiązany jest do dokonywania płatności wyłącznie za cenę zamówionych posiłków na kwotę wykraczającą ponad ustaloną między Usługodawcą a Przedsiębiorcą wartość Dofinansowania. Wartość Dofinansowania do danego posiłku lub wartość Dofinansowania do wykorzystania w dziennym lub miesięcznym okresie rozliczeniowym jest widoczna dla Pracownika w Aplikacji. Dofinansowanie automatycznie i w pierwszej kolejności pomniejsza cenę zamówionego posiłku należną do zapłaty przez Pracownika.

3. Przedsiębiorca może przyznać Pracownikowi Dodatkowe Dofinansowanie, które może zostać wykorzystane w okresie czasu wyznaczonym przez Przedsiębiorcę. Wartość Dodatkowego Dofinansowania do danego posiłku lub wartość Dodatkowego Dofinansowania do wykorzystania w dziennym lub miesięcznym okresie rozliczeniowym jest widoczna dla Pracownika w Aplikacji.

4. Usługodawca może przyznać Pracownikowi Rabat, która może zostać wykorzystany w okresie czasu wyznaczonym przez Usługodawcę. Wartość przyznanego przez Usługodawcę Rabatu jest widoczna dla Pracownika w Aplikacji.

5. W przypadku, gdy cena posiłku przekracza wartość Dofinansowania, a Pracownik ma przyznane Dodatkowe Finansowanie, wówczas Dodatkowe Dofinansowanie automatycznie pomniejsza cenę zamówionego posiłku należną do zapłaty przez Pracownika.

6. W przypadku, gdy cena posiłku przekracza wartość Dofinansowania, a Pracownik ma przyznany Rabat, wówczas Rabat automatycznie pomniejsza cenę zamówionego posiłku należną do zapłaty przez Pracownika.

7. W przypadku, gdy Pracownik ma przyznane zarówno Dodatkowe Dofinansowanie jak i Rabat, wówczas cenę zamówionego posiłku automatycznie pomniejsza wartość Dodatkowego Dofinansowania lub Rabatu - w zależności od tego, która z opcji pomniejszenia wartości zamówienia do zapłaty ma wcześniejszą datę wygaśnięcia.

8. W przypadku, gdy Pracownik w Programie Kafeteryjnym uzyska Bon Kafeteryjny i aktywuje go w Aplikacji na Koncie Pracownika, wartość zamówienia należna do zapłaty po automatycznym uwzględnieniu opcji, o których mowa w ust. 1 - 7 powyżej, zostanie pomniejszona o wartość Bonu Kafeteryjnego. Zasady korzystania ze środków przypisanych do Bonu Kafeteryjnego określa Regulamin Programu Kafeteryjnego dostępny dla Pracownika w Aplikacji w przypadku aktywacji Bonu Kafeteryjnego.

9. Wartość zamówienia należna do zapłaty po automatycznym uwzględnieniu opcji, o których mowa w ust. 1 - 8 powyżej, w zależności od treści umowy podpisanej pomiędzy Usługodawcą a Przedsiębiorcą, może zostać zapłacona - według wyboru Pracownika - poprzez:

a) płatność elektroniczną, lub

b) Potrącenie, lub

c) pobranie należności ze Skarbonki.

10. W przypadku wyboru metody płatności, o której mowa w ust. 9 lit. a niniejszego paragrafu, zamówienie uznaje się za złożone w momencie pozytywnej autoryzacji płatności dokonanej przez Pracownika przez operatora systemu płatniczego, co potwierdza stosowny komunikat wyświetlający się w Aplikacji. W zakresie pośredniczenia w płatności na rzecz Restauratora, Usługodawca zawiera Umowę bezpośrednio z Pracownikiem. Płatności, o których mowa w ust. 9 lit. a niniejszego paragrafu obsługiwane są za pośrednictwem platformy PayU dostępnej na stronie www.payu.pl - przez PayU S.A. z siedzibą pod adresem: ul. Grunwaldzka 186, 60-166 Poznań, KRS: 0000274399, NIP: 7792308495, REGON: 300523444, wpisaną jako Krajowa Instytucja Płatnicza do Rejestru Usług Płatniczych prowadzonego przez Komisję Nadzoru Finansowego w UKNF pod numerem: IP1/2012. Wszelkie płatności są przekazywane na rachunek Usługodawcy.

11. W przypadku wyboru płatności, o której mowa w ust. 9 lit. b niniejszego paragrafu, zamówienie może zostać złożone wyłącznie pod warunkiem uprzedniego upoważnienia Przedsiębiorcy przez Pracownika do dokonania czynności potrącenia części lub całości ceny zamówienia z wynagrodzenia Pracownika oraz pod warunkiem wprowadzenia przez Przedsiębiorcę do Aplikacji opcji i limitu (jeśli dotyczy) dokonywania zamówień z wykorzystaniem otrzymanego od Pracownika upoważnienia do potrącenia. Składając zamówienie w ramach płatności, o której mowa w ust. 9 lit. b Pracownik potwierdza udzielenie Przedsiębiorcy upoważnienia do potrącenia części lub całości ceny posiłku z wynagrodzenia Pracownika.

12. W przypadku wyboru płatności, o której mowa w ust. 9 lit. c niniejszego paragrafu, Pracownikowi automatycznie pobierana jest należność ze Skarbonki. Wszelkie zasilenia salda Skarbonki widoczne są na Koncie Pracownika w Aplikacji.

13. Na podstawie umowy Przedsiębiorcy z Usługodawcą Pracownik może mieć przyznane uprawnienie do wygenerowania ujemnego salda środków w Skarbonce. W przypadku ujemnego stanu środków w Skarbonce, Pracownik - po wezwaniu, które wyświetli się poprzez stosowne powiadomienie w Aplikacji w ostatnim dniu roboczym danego miesiąca, w którym powstał ujemny stan środków w Skarbonce - obowiązany jest niezwłocznie tj. w ostatnim dniu miesiąca, doładować konto co najmniej do salda równego 0,00 zł. Brak zapłaty w terminie może skutkować blokadą możliwości składania zamówień przez Pracownika do czasu uregulowania zaległej płatności.

14. Środki składające się na Dofinansowanie i Dodatkowe Dofinansowanie stanowią własność Przedsiębiorcy oraz nie podlegają wymianie na gotówkę na rzecz Pracownika. Pracownik nie posiada ponadto uprawnienia do żądania wypłaty gotówki również w przypadku, gdy wartość składanego zamówienia jest mniejsza niż wartość Dofinansowania i Dodatkowego Dofinansowania.

15. Środki składające się na Rabat stanowią własność Usługodawcy oraz nie podlegają wymianie na gotówkę na rzecz Pracownika. Pracownik nie posiada ponadto uprawnienia do żądania wypłaty gotówki również w przypadku, gdy wartość składanego zamówienia jest mniejsza niż wartość Rabatu.

16. Wartość Bonu Kafeteryjnego nie podlega wymianie na gotówkę. Pracownik nie posiada uprawnienia do żądania wypłaty gotówki również w przypadku, gdy wartość składanego zamówienia jest mniejsza niż wartość Bonu Kafeteryjnego.

17. W przypadku dokonania zwrotu zamówienia zgodnie z Regulaminem, którego wartość została pomniejszona o wartość Dofinansowania, Dodatkowego Dofinansowania, Rabatu lub Bonu Kafeteryjnego, wykorzystana opcja pomniejszenia płatności zostaje ponownie przeliczona i pomniejsza wartość kolejnego złożonego zamówienia w okresie, którego dotyczy dana opcja zmniejszenia wartości zamówienia. Jeśli w wyniku przeliczenia, o którym mowa w zdaniu poprzednim, Pracownik nabędzie uprawnienie do dokonania zwrotu płatności środków pochodzących od Pracownika (o których mowa w ust. 9 powyżej), Usługodawca dokonuje zwrotu płatności przy użyciu takiego samego sposobu zapłaty, jakiego użył Pracownik.

18. Ceny podane w Aplikacji są cenami w polskich złotych (PLN) i zawierają w sobie podatek od towarów i usług (VAT), naliczony zgodnie z obowiązującymi przepisami.

19. W Aplikacji udostępniane są potwierdzenia wszelkich zamówień dokonywanych przez Pracownika w obrębie Aplikacji. W przypadku zamówień opłaconych ze środków Pracownika Pracownik otrzyma potwierdzenie dokonania zapłaty w formie E-paragonu. Pracownik wyraża zgodę na otrzymywanie E-paragonów za pośrednictwem Aplikacji - poprzez umieszczenie linku do E-paragonu w Koncie Pracownika. Pracownik jest uprawniony do cofnięcia wyrażonej zgody. Pracownik wyraża zgodę na wydanie E-paragonu akceptując niniejszy Regulamin.

20. Pracownik otrzymuje dostęp do E-paragonu za pośrednictwem hiperłącza udostępnionego na Koncie Pracownika. Uzyskanie przez Pracownika dostępu do czytelnej formy E-paragonu jest równoznaczne z wydaniem E-paragonu. Hiperłącze do E-paragonu będzie aktywne przez 6 lat od momentu jego utworzenia.

21. Usługodawca może dodatkowo wysłać jednorazowe powiadomienie do Pracownika na podany przez niego w zamówieniu nr telefonu w celu poinformowania go o fakcie wystawienia i dostarczenia E-paragonu.

22. Środki Pracownika zgromadzone w Skarbonce w trakcie posiadania aktywnego Konta Pracownika w Aplikacji nie podlegają wypłacie ani zwrotowi (przelewem lub w gotówce), nie mogą być również przelewane lub przenoszone na Konta innych Pracowników. W przypadku usunięcia lub dezaktywacji Konta Pracownika, środki zgromadzone w Skarbonce są zwracane na rzecz podmiotu, który dokonał zasilenia Skarbonki.

23. W przypadku Anulacji zamówienia, a także w przypadku uwzględnienia reklamacji Pracownika o zwrot płatności dokonanej przez Pracownika w sposób określony w ust. 9 powyżej, Usługodawca dokona rozliczenia zwrotu w sposób tożsamy z formą dokonanej płatności, w terminie do 14 dni roboczych. W przypadku płatności dokonanej w formie elektronicznej zwrot nastąpi na rzecz i na rachunek podmiotu, który opłacił zamówienie.

§7. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

1. Usługodawca przetwarza dane osobowe w związku z ich udostępnieniem przez Przedsiębiorcę lub przez Pracownika, a także w oparciu o umowy powierzenia danych osobowych zawartej z Przedsiębiorcą.

2. Od momentu rozpoczęcia świadczenia usług w Aplikacji Usługodawca staje się administratorem danych osobowych Pracowników. Klauzula informacyjna jest udostępniana Pracownikowi z chwilą aktywacji konta Pracownika i znajduje się na Koncie Pracownika w trakcie uczestniczenia Pracownika w Programie SmartLunch.

3. Informacje na temat przetwarzania danych osobowych przez Usługodawcę znajdują się także w Polityce prywatności dostępnej pod linkiem: SmartLunch | Polityka prywatności - Twoje dane, chronione

§8. REKLAMACJE

1. Pracownik może złożyć reklamację na sposób realizacji usług świadczonych w Aplikacji, w tym Usługi Multicateringu w Programie SmartLunch, jeżeli nie została ona wykonana zgodnie z zamówieniem lub została zrealizowana niezgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu.

2. W przypadku reklamacji dotyczącej zamówienia posiłku wskazane jest złożenie reklamacji niezwłocznie, nie później niż w okresie 24 h od czasu dostawy posiłku, celem umożliwienia Usługodawcy dokonania weryfikacji zasadności złożonej reklamacji z uwagi na okoliczność, iż posiłek stanowi towar ulegający szybkiemu zepsuciu. Wykazanie istnienia wady obciąża Pracownika zgłaszającego reklamację.

3. Reklamacja powinna zawierać co najmniej:

● imię i nazwisko Pracownika,

● adres poczty elektronicznej e-mail Pracownika do obsługi reklamacji, chyba że Pracownik składa reklamację poprzez chat w Aplikacji lub poprzez infolinię,

● dokładny opis zgłaszanych zastrzeżeń,

● zdjęcie reklamowanego posiłku lub inny dowód umożliwiający identyfikację zamówienia i weryfikację zgłoszonej reklamacji.

4. Jeżeli podane w reklamacji dane lub informacje wymagają uzupełnienia, przed rozpatrzeniem reklamacji Usługodawca zwraca się do składającego reklamację o jej uzupełnienie we wskazanym zakresie.

5. Usługodawca zobowiązany jest zająć stanowisko co do złożonej reklamacji oraz przekazać je Pracownikowi w okresie do 14 dni od zgłoszenia.

6. Brak odpowiedzi ze strony Usługodawcy po upływie wskazanego w ust. 5 niniejszego paragrafu terminu skutkuje uznaniem reklamacji za uzasadnioną.

7. Reklamacje należy zgłaszać na adres e-mail: biuro@smartlunch.pl, telefonicznie pod numerem Infolinii widocznym w Aplikacji lub poprzez formularz dostępny w Aplikacji.

8. Odpowiedź na reklamację wysyłana jest na adres e-mail wskazany przez Pracownika lub poprzez udzielenie odpowiedzi bezpośrednio w Aplikacji - w sposób umożliwiający pobranie pliku z odpowiedzią na reklamację. W razie uwzględnienia reklamacji zamówienie nie podlega zwrotowi, wobec czego Pracownika nie obciążają koszty zwrotu zamówienia.

9. Reklamacje dotyczące jakości lub prawidłowości zamówienia złożonego przez Pracownika w miejscu prowadzenia działalności gastronomicznej przez Restauratora, rozliczanego w ramach Usługi Pośrednictwa Rozliczeniowego, mogą być składane wyłącznie do Restauratora, u którego Pracownik złożył określone zamówienie - tj. do podmiotu wyłącznie odpowiedzialnego w ramach Usługi Pośrednictwa Rozliczeniowego za wydawany posiłek i świadczoną usługę gastronomiczną.

10. Pracownik - zgodnie z art. 38 pkt 4 i pkt 5 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz. U. 2024 poz. 1796 ze zm.) - nie może odstąpić od zamówienia w sytuacji, gdy:

zamówienie obejmuje towary łatwo psujące się lub mające krótki termin przydatności do użycia;
przedmiotem zamówienia jest towar dostarczany w zapieczętowanym opakowaniu, którego po otwarciu opakowania nie można zwrócić ze względu na ochronę zdrowia lub ze względów higienicznych, jeżeli opakowanie zostało otwarte po dostarczeniu,

poza przypadkami, w których zapisy niniejszego Regulamin wyraźnie zezwalają na odstąpienie od Umowy w ramach Anulacji lub Rezygnacji z zamówienia.

11. Usługodawca informuje, że Komisja Europejska prowadzi platformę internetowego rozstrzygania sporów. Platforma ta dostępna jest pod adresem: http://ec.europa.eu/odr. Usługodawca zastrzega, iż korzystanie z alternatywnych mechanizmów rozwiązywania sporów z udziałem Usługodawcy wymaga uzyskania zgody Usługodawcy.

§9. ODPOWIEDZIALNOŚĆ

1. Usługodawca nie odpowiada za szkody powstałe w wyniku nieprawidłowego lub niezgodnego z przeznaczeniem korzystania przez Pracownika z Programu SmartLunch.

2. Pracownik ponosi odpowiedzialność za czynności wykonane w związku z korzystaniem z Aplikacji przy pomocy przyporządkowanych mu danych autoryzujących dostęp do Konta.

3. Za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań przez Restauratora w ramach współpracy z Usługodawcą przy świadczeniu Usługi Multicateringu oraz za wszelkie jego zapewnienia i oświadczenia co do świadczonych usług, w tym organizowanych promocji na wybrane oferty daniowe z udostępnionego menu, odpowiada Usługodawca.

4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za działania czynników lub osób trzecich, na które Usługodawca nie miał wpływu lub którym nie mógł im zapobiec (np. awarie kabla, sprzętu lub oprogramowania w sieciach operatorów telekomunikacyjnych, komórkowych itp.).

5. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za ograniczenia lub problemy techniczne w systemach teleinformatycznych, z których korzystają Pracownicy, a które uniemożliwiają lub ograniczają im korzystanie z Aplikacji i oferowanych za jej pośrednictwem usług.

6. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne szkody powstałe w wyniku działania siły wyższej.

7. W kwestiach nieuregulowanych w niniejszym paragrafie, odpowiedzialność Usługodawcy regulowana jest przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa, w szczególności przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku - Kodeks Cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 ze zm.).

8. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za jakość lub prawidłowość realizacji zamówienia złożonego przez Pracownika w miejscu prowadzenia działalności gastronomicznej przez Restauratora w ramach Usługi Pośrednictwa Rozliczeniowego. Odpowiedzialność w tym zakresie ponosi Restaurator, u którego Pracownik złożył zamówienie - jako podmiot wyłącznie odpowiedzialny w ramach tej usługi za wydawany posiłek i świadczoną usługę gastronomiczną.

§10. PRAWA AUTORSKIE

1. Właścicielem Serwisu i Aplikacji jest Usługodawca.

2. Wszelkie treści i znaki graficzne udostępniane w ramach Aplikacji, podlegają ochronie prawnej wynikającej z majątkowych praw autorskich, które należą bezpośrednio do Usługodawcy, jak również - w zakresie publikowanych treści - ewentualnie Restauratora lub innych podmiotów publikujących w ramach Aplikacji za zgodą Usługodawcy.

2. Zabrania się kopiowania oraz rozpowszechniania bez pisemnej zgody Usługodawcy treści znajdujących się w Aplikacji i Serwisie. Dotyczy to przede wszystkim wszelkich treści pisanych, zdjęć, grafik, logotypów oraz innych materiałów graficznych.

3. Wykorzystanie wymienionych powyżej materiałów bez pisemnej zgody Usługodawcy, Restauratora lub innych podmiotów publikujących w ramach Aplikacji za zgodą Usługodawcy, jest niezgodne z prawem i może stanowić podstawę do wszczęcia odpowiedniego postępowania przeciwko osobom dopuszczającym się tego procederu.

§11. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Usługodawca zobowiązuje się do sprawowania nadzoru nad prawidłowym funkcjonowaniem Aplikacji oraz do dokonywania jej niezbędnych aktualizacji.

2. Usługodawca zastrzega sobie prawo do wprowadzenia ograniczeń w korzystaniu z Aplikacji, spowodowanych pracami konserwacyjnymi, pracami nad polepszeniem jego funkcjonalności oraz serwisem technicznym. Jednocześnie Usługodawca zobowiązuje się do dołożenia wszelkich starań, by wspomniane przerwy odbywały się w godzinach nocnych i trwały jak najkrócej.

3. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu. Zmiany Regulaminu wchodzą w życie po upływie 1 (jednego) miesiąca od dnia ich publikacji na stronie internetowej www.smartlunch.pl oraz umieszczenia w ramach Aplikacji SmartLunch.

4. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa.

5. Uznanie poszczególnych postanowień niniejszego Regulaminu w sposób przewidziany prawem za nieważne bądź nieskuteczne, nie wpływa na ważność czy skuteczność pozostałych postanowień Regulaminu.

6. Wszelkie spory wynikające z Regulaminu rozstrzygane będą zgodnie z polskim porządkiem prawnym (prawo właściwe) oraz w pierwszej kolejności w sposób ugodowy lub w obecności niezależnego i bezstronnego mediatora. Jednakże w przypadku braku możliwości polubownego rozwiązania sporu, właściwość Sądu określana będzie według przepisów powszechnie obowiązujących w Rzeczpospolitej Polskiej (jurysdykcja polskich sądów powszechnych).

7. Niniejszy Regulamin interpretowany jest według przepisów prawa polskiego.

8. Niniejsza wersja Regulaminu została przyjęta Uchwałą nr 1/11/2025 Zarządu SmartLunch S.A. z dnia 18 listopada 2025 r., została opublikowania na stronie www.smartlunch.com w dniu 24 listopada 2025 r. i obowiązuje od dnia 25 grudnia 2025 r.